Персональные данные сотрудников ФПС ГПС МЧС: хранение и учёт

Разберем в статье, вопросы персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы, ведение личных дел и документов учета сотрудников. Ответим на вопрос Что такое персональные данные сотрудников ФПС ГПС МЧС?

Персональные данные ― это, в соответствии с ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных», любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

В федеральном органе исполнительной власти в области пожарной безопасности, в подразделениях ведутся личные дела, документы учета сотрудников ФПС, банки данных. Таким образом, в подразделениях имеются документы, содержащие персональные данные не только сотрудников, но также персональные данные членов семей сотрудников и граждан, поступающих на службу в ФПС.

Грамотное организованное хранение документов, содержащих персональные данные, — залог того, что конфиденциальная информация не попадет в руки посторонних лиц. Ответственность за определение правил, места размещения и защиты информации ложится, согласно законодательству, на работодателя.

В федеральном органе исполнительной власти в области пожарной безопасности, подразделении при получении, хранении, обработке, использовании и передаче персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы должны соблюдаться следующие требования:

• обработка персональных данных сотрудника осуществляется в целях:
• обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, Федерального закона №141-ФЗ, иных законодательных актов Российской Федерации;
• содействия сотруднику в прохождении службы в ФПС, обучении и должностном росте;
• обеспечения личной безопасности сотрудника и членов его семьи;
• в целях обеспечения сохранности принадлежащего сотруднику имущества;
• учета результатов выполнения сотрудником служебных обязанностей;
• обеспечения сохранности имущества, находящегося в оперативном управлении подразделения;
• проверка достоверности персональных данных, полученных от сотрудника в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, должна осуществляться федеральным органом исполнительной власти в области пожарной безопасности или подразделением с участием иных федеральных государственных органов;
• запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу сотрудника не установленные законодательными актами Российской Федерации персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, о членстве в общественных объединениях;
• при принятии решений, затрагивающих интересы сотрудника, запрещается основываться на персональных данных сотрудника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
• защита персональных данных сотрудника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств федерального органа исполнительной власти в области пожарной безопасности в порядке, установленном Федеральным законодательством;
• передача персональных данных сотрудника третьей стороне не допускается без согласия сотрудника, выраженного в письменной форме, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

В личное дело сотрудника ФПС вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на службу в ФПС, ее прохождением и увольнением со службы и необходимые для обеспечения деятельности федерального органа исполнительной власти в области пожарной безопасности или подразделения.

Приказом МЧС России 121 от 20 марта 2017 года утверждены отдельно Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника ФПС ГПС и ведении его личного дела и Положение о централизованном учете персональных данных гражданина РФ, поступающего на службу в ФПС ГПС.

Положение о централизованном учете

персональных данных сотрудника ФПС ГПС и ведении его личного дела

Положение определяет:

• порядок организации учета персональных данных;
• документы учета персональных данных сотрудников;
• порядок ведения, учета, хранения, пересылки и передачи в архив личных дел сотрудников;
• порядок изъятия документов и предоставления сведений, находящихся в личных делах сотрудников;
• порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований;
• ответственность за соблюдение Положения.

Порядок организации учета

персональных данных сотрудника

Учет персональных данных сотрудника ведется в соответствии со схемой учета персональных данных сотрудников в кадровых подразделениях учреждений и организаций МЧС России.

К ведению учета предъявляются следующие требования:

• учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику;
• учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России, учреждений и организаций МЧС России.

Централизованный учет осуществляется с использованием средств автоматизации посредством использования единой автоматизированной информационной системы (сервиса) в системе МЧС России с обязательным условием соблюдения законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных.

Порядок сбора, обобщения, предоставления персональных данных при централизованном учете с использованием средств автоматизации устанавливается техническими и эксплуатационными документами на автоматизированную систему, а также отдельными нормативными правовыми актами МЧС России.

Документы учета

Документами учета персональных данных сотрудника являются:

• личное дело сотрудника;
• служебная карточка;
• справка-объективка;
• штатно-должностная книга.

Ведение и хранение документов учета персональных данных сотрудников осуществляется лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, в помещении кадрового подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа МЧС России, учреждения и организации МЧС России в соответствии с требованиями к обработке персональных данных, установленными законодательством РФ.

Документы учета персональных данных сотрудников ведутся на бумажных носителях, в том числе в электронном виде с использованием средств вычислительной техники.

При заполнении документов учета персональных данных сотрудников не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, учреждений и организаций, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

Служебная карточка предназначена в отсутствии личного дела обеспечить получение основных данных о прохождении службы (трудовой деятельности), а также иных биографических данных.

Первоначальное заполнение служебной карточки осуществляется с использованием средств вычислительной техники, последующее ведение записей допускается от руки шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета).

Ведение (актуализация данных) служебной карточки осуществляется в случае выдачи (пересылки) личного дела для временного пользования.

Хранение служебной карточки осуществляется в картотеке в алфавитном порядке на бумажном носителе, а также в электронном виде.

Справка-объективка предназначена для оперативного получения персональных данных. Формируется с момента назначения сотрудника на должность и ведется до момента его увольнения.

Справка-объективка формируется и ведется на печатных устройствах с использованием средств вычислительной техники и может хранится как в электронном виде, так и на бумажном носителе (в картотеке).

Штатно-должностная книга предназначена для оперативного контроля над укомплектованностью штатных должностей сотрудников, а также качественным составом кадров.

Допускается дополнительное ведение штатно-должностной книги в электронном виде с использованием средств вычислительной техники.

Порядок уничтожения

персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Уничтожение выделенных документов на бумажных носителях осуществляется с помощью бумагорезательной машины путем измельчения на куски, гарантирующее невозможность восстановления текста.

Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

Порядок ведения личного дела

Личное дело состоит из шести частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью.

Каждая часть личного дела должна содержать опись приобщаемых документов.

Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о государственной тайне.

Сотрудник имеет право на ознакомление с отзывами о его служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов, и материалов по его просьбе, выраженной в письменной форме.

Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения и в присутствии лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

Ознакомление с материалами личного дела третьих лиц не допускается без согласия сотрудника, выраженного в письменной форме, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

В случае ознакомления с личным делом третьих лиц, отметка об ознакомлении делается в контрольной карточке личного дела.

Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных, и используются в повседневной деятельности только для внутреннего пользования.

Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

В случае увольнения сотрудника из федеральной противопожарной службы ему выдается трудовая книжка, заполненная в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.

Порядок учета, хранения, пересылки

и передачи в архив личных дел сотрудников

Личные дела подлежат регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность.

Личные дела сотрудников хранятся в специально оборудованном помещении (архиве) в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования, либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и целостность.

Учет и хранение личных дел сотрудников ведется по журналу учета и регистрации личных дел сотрудников. Количество номеров в нем должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой части и корешке обложки личного дела, а также в служебной карточке сотрудника. Личные дела хранятся по порядку номеров.

Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в журнале учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в год, о чем составляется соответствующий акт.

Выдача (пересылка) личных дел для временного пользования производится на основании запроса на личное дело по контрольной карточке личного дела, находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указываются регистрационные реквизиты письма о направлении личного дела.

Выдача (пересылка) личных дел в федеральные органы исполнительной власти других ведомств не производится, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. В них при необходимости (по запросу) направляются выписки (иные официальные подтверждающие документы).

При откомандировании сотрудника к новому месту службы, его личное дело высылается к новому месту службы в срок не позднее 5 суток со дня издания приказа об откомандировании. В журнале учета и регистрации личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело.

Передача в архив и хранение личных дел сотрудников, уволенных со службы, осуществляется в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах МЧС России, учреждениях и организациях МЧС России в соответствии с нормативными правовыми актами МЧС России.

Поступающие на службу

Положение о централизованном учете персональных данных гражданина РФ, поступающего на службу в ФПС ГПС.

Порядок учета персональных данных гражданина.

Учет осуществляют кадровые подразделения центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России, учреждений и организаций МЧС России.

Учет ведется индивидуально по гражданину.

Учет ведется на бумажных носителях и (или) в электронном виде с использованием средств вычислительной техники с обязательным условием соблюдения законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных.

Порядок сбора, обобщения, предоставления персональных данных при централизованном учете с использованием средств автоматизации устанавливается техническими и эксплуатационными документами на автоматизированную систему, а также отдельными нормативными правовыми актами МЧС России.

Учет осуществляется на основании материалов изучения данных о гражданах, содержащихся на бумажных носителях.

К материалам изучения данных о гражданах приобщаются:

• заявление с просьбой о поступлении на службу в федеральную противопожарную службу (на обучение в образовательную организацию высшего образования МЧС России);
• копия паспорта гражданина Российской Федерации;
• собственноручно заполненная и подписанная анкета;
• собственноручно написанная автобиография;
• копии документов об образовании и (или) о квалификации;
• копии документов воинского учета – для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу;
• трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена, или копия трудовой книжки в случае, если гражданин на момент изучения его документов работает по трудовому договору;
• копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговый орган;
• сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей в порядке и формах, установленных законодательством РФ о противодействии коррупции;
• согласие, выраженное в письменной форме, на проведение проверки достоверности сообщенных гражданином сведений, а также на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, в случаях, если исполнение служебных обязанностей связано с работой со сведениями, составляющими государственную и (или) иную охраняемую законом тайну;
• согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в ФПС;

Материалы изучения данных о гражданине подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам изучения данных о гражданине.

Сведения, содержащиеся в материалах изучения данных о гражданине, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной).

Материалы изучения данных о гражданине, в отношении которого принято решение об отказе в приеме на службу в ФПС или в направлении для поступления в образовательную организацию высшего образования МЧС России для обучения по очной форме, хранятся в архиве подразделения, в который гражданин представлял документы для поступления на службу в ФПС.

Материалы изучения данных о гражданине, принятом на службу в ФПС, с соблюдением законодательства РФ о персональных данных используются для формирования личного дела сотрудника ФПС.

Ответственность

Сведения, содержащиеся в личном деле и документах учета сотрудника федеральной противопожарной службы, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и (или) иную охраняемую законом тайну.

Ответственность за работу по учету персональных данных в системе МЧС России несет лицо, непосредственно осуществляющее обработку персональных данных, назначаемое распорядительным документом, подписанным уполномоченным руководителем или его заместителем.

За нарушение установленного настоящим Положением порядка учета, хранения и ведения персональных данных сотрудников лица, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, а также операторы обработки персональных данных несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Список литературы:

1. Федеральный закон от 23 мая 2016 г. N 141-ФЗ “О службе в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации” (с изменениями и дополнениями);
2. Приказ МЧС России от 20 марта 2017 г. N 121 “О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и граждан Российской Федерации, поступающих на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы”.