Приказ МЧС России 619 от 20.09.2021 Об утверждении порядка использования архивных документов в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

(МЧС РОССИИ)

ПРИКАЗ20.09.2021 Москва № 619

Об утверждении порядка использования архивных документов в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

В соответствии с частью 5 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях упорядочения использования архивных документов приказываю:

Утвердить прилагаемый порядок использования архивных документов в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий.

Временно исполняющий

обязанности МинистраА.П. ЧуприянУТВЕРЖДЕН

приказом МЧС России

от 20.09.2021 № 619

Порядок использования

архивных документов в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

Общие положения

Порядок использования архивных документов в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Порядок) регламентирует организацию работы пользователей архивными документами (далее – пользователи) с документами (далее – дела, документы), находящимися на хранении в архивных фондах федерального казенного учреждения «Центральный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (далее – Центральный архив МЧС России), территориальных органов Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – МЧС России) и организаций, находящихся в ведении МЧС России (далее – территориальные органы (организации) МЧС России), со справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов, помещениях каталогов) архивов территориальных органов (организаций) МЧС России или (при отсутствии специально выделенного помещения) в рабочей комнате архива территориального органа (организации) МЧС России (далее – читальный зал) под контролем работника архива территориального органа (организации) МЧС России.

Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архивах территориальных органов (организаций) МЧС России, пользование справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок оформления пропуска пользователя в читальный зал

Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его территориального органа (организации) МЧС России (далее – фондообразователь), органа государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования.

При оформлении пропуска пользователь заполняет анкету пользователя для работы в читальном зале, по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении к Порядку.

Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.

Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем.

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал на основании заполненной анкеты, рекомендуемый образец которой содержится в приложении к Порядку.

Пользователю на основании заявления или письма, направившего его органа или организации, и заполненной анкеты оформляется разовый пропуск для работы в читальном зале. При необходимости проведения длительной исследовательской работы может быть оформлен временный пропуск на определенный срок, но не более чем до конца календарного года.

Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий так же, как и пропуск сопровождаемого им лица.

Срок работы в читальном зале продлевается территориальным органом (организацией) МЧС России, в ведении которого находится архив, по заявлению пользователя или письму, направившего его органа или организации. Продление срока работы пользователя в читальном зале осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.4 Порядка.

Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям

Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.

Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:

содержащим сведения, составляющие государственную тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством и нормативными правовыми актами Российской Федерации;

имеющим отметку «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя или его правопреемника;

содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

является наследником по закону – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

является наследником по завещанию – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;

имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.

Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив территориального органа (организации) МЧС России собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.

Пользователю доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:

выполнения служебных заданий сотрудниками архива территориального органа (организации) МЧС России с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней с момента заказа их пользователем;

выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам – фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;

выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней с момента заказа их пользователем.

В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.5, 4.2.6, 4.2.19 пункта 4.2 и подпунктов 4.3.1 – 4.3.6 пункта 4.3 Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи территориальным органом (организацией) МЧС России, в ведении которой находится архив, заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.

Права и обязанности пользователя

Пользователь вправе:

посещать читальный зал, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе;

получать услуги на возмездной основе с оформлением актов сдачи-приемки оказанных услуг.

получать непосредственно в территориальном органе (организации) МЧС России или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом территориального органа (организации) МЧС России;

получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.

Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;

получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале;

заказывать в читальном зале дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования;

заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках – не позднее чем через 10 рабочих дней со дня оформления заказа:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;

до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов;

изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов – в течение 10 рабочих дней;

иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;

заказывать и получать дела, документы, печатные издания ранее сроков выдачи и (или) сверх объемов выдачи, установленных подпунктом 4.1.7 Порядка, на возмездной основе;

проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность;

пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий;

использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива территориального органа (организации) МЧС России;

заказывать копии архивных дел, документов, печатных изданий в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня на возмездной основе при соблюдении требований подпунктов 4.2.16 – 4.2.19 пункта 4.2 Порядка;

заказывать копии дел, документов, печатных изданий либо изготавливать самостоятельно копии дел, документов, печатных изданий во внеочередном порядке и (или) сверх объема, установленного в подпункте 4.1.7 настоящего пункта, на возмездной основе;

вносить в читальный зал и выносить письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий на основании заявления;привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктами 2.3 и 2.4 Порядка;

предоставлять архиву территориального органа (организации) МЧС России экземпляр издания, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве территориального органа (организации) МЧС России;

обращаться к руководству территориального органа (организации) МЧС России с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала;

обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

Пользователь обязан:

соблюдать Порядок;

сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200x300 мм, зонты, пакеты и иные предметы, кроме указанных в подпункте 4.1.16 пункта 4 Порядка;вносить в читальный зал предметы, указанные в подпункте 4.1.16 пункта 4.1 Порядка, в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200x300 мм;

регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала;

соблюдать график работы читального зала, общественный порядок, тишину и чистоту в читальном зале, права и законные интересы других пользователей и работников архива территориального органа (организации) МЧС России, а также не проносить продукты питания и напитки в читальный зал;

обеспечивать целостность и сохранность полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий;

ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий;

незамедлительно сообщать работнику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел;

заполнять листы использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования), указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы;

сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания;

соблюдать требования работы с оборудованием, установленным в читальном зале;

при невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, печатные издания, сообщать об этом в архив территориального органа (организации) МЧС России для продления срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступала, подобранные дела, документы, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя;

сообщать в архив территориального органа (организации) МЧС России об изменении сведений, обязательных к указанию в анкете пользователя, работающего в читальном зале, при первом после такого изменения посещении читального зала;

выполнять законные требования работников архива, охранной и пожарной служб территориального органа (организации) МЧС России;

предъявлять сотруднику охранной службы территориального органа (организации) МЧС России по его требованию имеющиеся у пользователя материалы и предметы, указанные в подпункте 4.1.16 пункта 4 Порядка;

при копировании дел, документов, печатных изданий техническими средствами архива территориального органа (организации) МЧС России указывать при оформлении заказа на копирование перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с их архивными шифрами, объем копирования, количество экземпляров, вид копий, технические параметры копирования;

при самостоятельном копировании дел, документов, печатных изданий заключать договор с территориальным органом (организацией) МЧС России на организацию копирования дел, документов, печатных изданий собственным техническим средством или техническими средствами территориального органа (организации) МЧС России;

производить самостоятельное копирование собственным техническим средством дел, документов, печатных изданий в специально отведенном(ых) архивом территориального органа (организации) МЧС России для этих целей месте(ах), в присутствии работника архива территориального органа (организации) МЧС России, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования;

использовать при самостоятельном копировании собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручных, планшетных, протяжных сканеров, копиров), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий;

указывать при публикации дел, документов их архивные шифры;

предоставлять архиву территориального органа (организации) МЧС России библиографические данные публикаций, адреса интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве территориального органа (организации) МЧС России.

Пользователю запрещается:

повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, в том числе:

писать на листах дел, документов, пачкать, рвать, резать листы дел, документов, загибать их углы, вырывать листы из дел, перекладывать листы в делах;

вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел, упаковках аудиовизуальных документов пометы, исправления, подчеркивания;

писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, калькировать документы;

вкладывать в дела, документы, упаковки аудиовизуальных документов посторонние предметы, оставлять в делах закладки;

оставлять дела, документы открытыми на время отсутствия пользователя в читальном зале;

пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;передавать дела, документы другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.3 Порядка);

брать дела, документы у других пользователей (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.3 Порядка);

делать пометы на карточках при использовании каталогов;

переставлять и вынимать карточки из картотечных ящиков при использовании каталогов;

применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов;

выносить из читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования;

производить на компьютерах читального зала копирование и модификацию электронных ресурсов, загружать и устанавливать программы, вносить изменения в файловую структуру и менять структуру расположения папок, использовать компьютеры читального зала для передачи информации через информационно-телекоммуникационные сети, выгружать с них информацию на съемные носители;

заходить в служебные помещения территориального органа (организации) МЧС России, пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами территориального органа (организации) МЧС России, находящимися вне пределов читального зала;

передавать пропуск в читальный зал другому лицу (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.3 Порядка);

осуществлять самостоятельное копирование следующих подлинников дел, документов, печатных изданий:

имеющих копии фонда пользования;

отнесенных к категории особо ценных;

признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;

с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железогалловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу.Приложение

к Порядку использования архивных документов в Центральном архиве МЧС России, архивах территориальных органов и организаций МЧС России

Рекомендуемый образец

_____________________________________________________

(наименование территориального органа, организации МЧС России)

Дело пользователя № ___

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

Фамилия* ____________________________

Имя* ________________________________

Отчество (при наличии) ________________

Дата рождения* _______________________

Гражданство* _________________________

Место работы (учебы)* и должность (при наличии)

________________________________________________________________________

(полное название учреждения, организации, почтовый адрес________________________________________________________________________

и адрес электронной почты, телефон)

Образование, ученое звание, ученая степень (при наличии) ___________________

Основание для проведения исследования* __________________________________

________________________________________________________________________

(направление органа, организации________________________________________________________________________

или личное заявление)

Тема, хронологические рамки* ___________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Цель работы* _________________________________________________________

________________________________________________________________________

Адрес регистрации по месту жительства (пребывания)* _____________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Адрес фактического проживания* _______________________________________

________________________________________________________________________

Номер контактного телефона (при наличии) _______________________________

Адрес электронной почты (при наличии) ____________________________

Вид, серия, номер и дата документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ* _____________________________________________________

Фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица** _____________

________________________________________________________________________

* Обязательно для заполнения.

** Обязательно для заполнения в случае посещения пользователем читального зала архива с сопровождающим лицом.

Обязательство-соглашение

Я, ________________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество (при наличии)ознакомлен (ознакомлена) с Порядком использования архивных документов в архивах МЧС России, утвержденным приказом МЧС России от __________ № ____, и обязуюсь его выполнять.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«___» ___________ 20___ г.____________________________

подпись расшифровка подписи

_____________________________________________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«___» ___________ 20___ г.