Методические рекомендации по порядку приема иностранных граждан вне режимной территории (утверждены заместителем начальника Сибирского регионального центра ( СРЦ ) МЧС России ( по ГПС ) генерал-майором внутренней службы Еремеевым А.Н. от 25 октября 2016 года)

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель начальника Сибирского регионального центра МЧС России (по Государственной противопожарной службе)

36950657067500генерал-майор внутренней службы

А.Н. Еремеев

25 октября 2016 года

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по порядку приема иностранных граждан вне режимной территории

Общие положения

Настоящие Методические рекомендации разработаны в соответствии с «Инструкцией о порядке приема иностранных граждан в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах МЧС России. спасательных воинских формированиях, подразделениях федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России», утвержденной приказом МЧС России от 17.03.2006 № 5с, для организаций МЧС России, не допущенных в установленном порядке к проведению секретных работ.

При приеме иностранных граждан, проводимом во исполнение международных обязательств Российской Федерации настоящие Методические рекомендации применяются в части, не противоречащей процедурам, предусмотренным международными договорами.

Организация приема иностранных граждан вне режимной территории в организациях МЧС России возлагается на руководителя организации.

Прием иностранных граждан проводится на основании плана (выписки из плана) мероприятий международного сотрудничества на соответствующий год, а также по решению Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий или его заместителей в случае приема иностранных граждан вне плана мероприятий международного сотрудничества. Решение о приеме вне плана мероприятий международного сотрудничества оформляется в виде резолюции на докладной записке, подготовленной Департаментом международной деятельности МЧС России, на основании обращения территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России.

Режимной территорией является охраняемая территория, на которой проводятся секретные работы и обеспечивается сохранность сведений, составляющих государственную тайну. Порядок приема делегаций на режимной территории определен «Инструкцией о порядке приема иностранных граждан в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах МЧС России, спасательных воинских формированиях, подразделениях федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России», утвержденной приказом МЧС России от 17.03.2006 № 5с.

Порядок получения разрешения на прием иностранных граждан

Своевременность согласования мероприятий по приему иностранных граждан достигается заблаговременностью информирования вышестоящего органа. Необходимые документы (письма) целесообразно направлять (учитывая периоды приема, распределения, регистрации писем, написания резолюции, подготовки ответа от нижестоящей до вышестоящей организации и обратно) за 1,5 месяца, до срока проведения мероприятия.Перед проведением мероприятий, связанных с приемом иностранных делегаций, следует сообщать в Департамент международной деятельности МЧС России через территориальный орган МЧС России (организацию МЧС России), о составе делегации, теме, цели визита, даты и месте его проведения с приложением:

программы (почасовой проект) пребывания делегации (включающая: встречу, размещение в гостинице, деловую часть, приемы (обеды, ужины), культурную программу, проводы);обращение зарубежной стороны о приеме делегации (или обращение органа государственной власти организующего прием иностранной делегации в организацию (подразделение) МЧС России по вопросам, входящим в компетенцию МЧС России).

Департамент международной деятельности МЧС России в рамках возложенных задач по осуществлению общей координации международной деятельности в системе МЧС России на основании поступившего извещения информирует территориальный орган МЧС России (организацию МЧС России) о результатах его согласования с руководством МЧС России.

Порядок организации приема иностранных граждан

При организации приема иностранных граждан организациями МЧС России, непосредственно подчиненными Главному управлению МЧС России письменное уведомление о приеме иностранных граждан (далее - уведомление) не позднее чем за 15 дней до приема направляется в Главное управление МЧС России. Главное управление МЧС России при получении уведомления не позднее чем за 5 дней направляет уведомление в региональный центр и орган безопасности.

При организации приема иностранных граждан организациями МЧС России, непосредственно подчиненными региональному центру уведомление не позднее чем за 5 дней до приема направляется в региональный центр и орган безопасности.

В уведомлении указываются:

полное наименование и адрес организации МЧС России, осуществляющей прием иностранных граждан;

цель, основание, дата или сроки приема;паспортные данные иностранных граждан, государство, орган власти, организацию, которые они представляют, занимаемые должности;

характер информации, с которой предполагается ознакомить иностранных граждан (которая им будет передана);

сведения о сотрудниках организации МЧС России, участвующих в приеме иностранных граждан (фамилия, имя. отчество занимаемая должность, степень осведомленности в сведениях, составляющих государственную тайну).

Отчетность о приеме иностранных граждан

По итогам проведенного мероприятия:

а) в региональный центр (через управление (гражданской защиты) в течение 3 суток после его проведения представляются отчетные документы:

информация о теме, целей, даты и месте проведенного мероприятия, с отражением передового опыта и итогов проведенного мероприятия (планы очередной встречи) и фотоматериалы;

копии совместно подписанных документов (соглашения о сотрудничестве, планы взаимодействия и т.п.).

б) оформление и хранение документов (записей бесед, служебной и технической документации, отчетов, планов, программ, протоколов, писем переписки и т.п.) осуществляется в территориальном органе МЧС России и подразделениях МЧС России в установленном порядке (приказы МЧС России oт 03.12.2014 № 670 и от 19.06.2012 №340).

36715709207500

Начальник управления (гражданской защиты)

полковник А.А. Задорожный

Согласовано:

32492958572500Начальник службы защиты государственной тайны

майорА.П. Тамошенко

Информация

о значении протокола при проведении международных мероприятий

I. Рассмотрим протокол не в значении «вид документа», а протокол, как свод правил, в соответствии с которым регулируется порядок различных церемоний проведения официальных мероприятий, формы одежды, официальной переписки и т.д.

Опыт показывает, что для обеспечения нормальных отношений с иностранными партнерами очень важно соблюдение определенных протокольных правил и обычаев. Так, например, протокол, соблюдаемый при серьезных, важных переговорах, подготовке и особенно подписании соглашений, придает своей торжественностью большее значение и большее уважение к содержащимся в этих документах положениям.

Протокол помогает создать дружественную и непринужденную обстановку на встречах, переговорах, приемах, что способствует взаимопониманию и достижению желаемых результатов. Неправильно рассаженные гости на приеме, не по этикету одетые участники переговоров - все эти кажущиеся мелочами, но далеко не мелочи способны тормозить, охлаждать, а иногда и ухудшать отношения между партнерами и препятствовать успешному развитию сотрудничества.

Прежде, чем приглашать иностранных партнеров для проведения какого- либо международного мероприятия, необходимо продумать программу пребывания. Она должна быть составлена максимально гармонично и предусматривать не только рабочие встречи, переговоры, но и свободное время для знакомства с вашим городом и его достопримечательностями. В идеале к приглашению должен быть приложен проект программы пребывания делегации. Обычно программа включает в себя следующие пункты:

встреча (в аэропорту или на вокзале);

размещение в гостинице;

деловая часть (встречи, переговоры и т.д.);

приемы (обеды, ужины);

культурная программа (посещение театра, музеев);

проводы делегации.

При этом принято составлять программу, исходя из того, что после встречи делегации перед началом официальных мероприятий ей должна быть предоставлена возможность привести себя в порядок в гостинице. Очень важно, чтобы пребывание делегации не превращалось в одно сплошное застолье, в противном случае, у гостей сложится впечатление, что они имеют дело с несерьезными партнерами. Но нежелательно и перегибать палку, включая в программу только деловую часть без культурной программы, так как это будет говорить о вашем не гостеприимстве. В среднем, пребывание официальных делегаций не превышает 2-3-х дней.

При встрече делегации нужно учитывать, что самым почетным местом в автомобиле считается место на заднем сидении справа по ходу движения, на нем и должен располагаться глава иностранной делегации. Рядом с ним слева - глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сидении рядом с водителем. Как правило, во время встречи в аэропорту глава принимающей стороны проводит короткую встречу с главой делегации продолжительностью не более 30 минут, во время которой гостям предлагается кофе, чай либо прохладительные напитки (алкогольные напитки не предлагаются), обсуждается программа пребывания и выслушиваются пожелания гостей.

Далее относительно основного мероприятия – переговоров.

Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии со следующими правилами:

главы делегаций сидят в центре стола напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее – члены делегации по занимаемым должностям, по правовую руку – второе по должности лицо (это наиболее распространенный вариант рассадки);

если в переговорах участвуют три и более стороны, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола (если рабочий язык в организации русский, например, в СНГ, то в порядке русского алфавита, если английский, например СГБМ, то – английского алфавита).

Обязательно перед проведением мероприятия с партнерами согласовывается программа пребывания и повестка дня самих переговоров, чтобы избежание непредвиденных моментов.

Главе принимающей стороны для проведения переговоров необходимо подготовить «переговорное досье», которое в себя включает:

программу пребывания делегации;

состав иностранной делегации и участников принимающей стороны;

повестку дня переговоров;

приветственное слово главы принимающей стороны;

тезисы по каждому вопросу повестки дня переговоров;

справочные материалы по каждому вопросу повестки дня;

проекты итоговых документов, которые будут подписываться по итогам встречи;

биография главы иностранной делегации;

справочные материалы о государстве, представители которого к вам прибывают.

Важна подготовительная работа пресс-службы, пресс-секретаря, которая состоит в том, чтобы представить руководству, участвующему в переговорах, всю информацию, основные новости, касающиеся иностранного государства, за период с момента последней встречи. Это необходимо для того, чтобы свободно поддерживать «кулуарные» беседы и беседы на приемах, за столом. Кроме того, это лишний раз продемонстрирует, что вы с вниманием и уважением относитесь к государству, из которого прибыла делегация, и готовились к встрече с ней.

Очень важно не опаздывать на переговоры. Глава принимающей стороны по принятым нормам поведения, может подождать 15 минут, после этого он вправе перепоручить своим помощникам провести переговоры либо вообще перенести встречу на следующий день. Если опаздываете на какое-то время, необходимо позвонить по телефону, чтобы предупредить об этом, а затем, по прибытии, обязательно нужно принести свои извинения и поблагодарить за то, что вас дождались.

Гости рассаживаются за столом только после того, как глава принимающей стороны занял свое место. Инициатива ведения беседы всегда принадлежит главе принимающей стороны. Он же должен следить за тем, чтобы в разговоре не возникало длинных пауз. Инициатива окончания любой беседы всегда остается за гостем. По возвращении из визита не следует забывать направлять короткое письмо с целью поблагодарить принимавшую сторону за гостеприимство.

Участники переговоров от принимающей стороны должны занять место в комнате переговоров до прихода туда представителей другой стороны. Воспринимается как неуважение к партнеру, если встречающий вводит его в пустую комнату, а принимающий и его коллеги входят туда уже после этого и к тому же неодновременно. Негативное отношение вызывают отлучки и вызовы принимающего из комнаты переговоров. Уход руководителя с переговоров возможен только тогда, когда решены все принципиальные вопросы и сторонам осталось согласовать лишь детали, но в этом случае нужно получить согласие другой стороны.

Принимающий должен радушно, с улыбкой встретить своих гостей (предпочтительней «у порога»). Первым представляет участников переговоров принимающий, затем – гость. Если участники переговоров встречаются впервые, то необходимо обменяться визитными карточками. Если беседа ведется на иностранном языке с помощью переводчика, не пожалейте визитных карточек, дайте их переводчику чтобы он ничего не напутал, представляя вас и ваших коллег.

Традиционно гости занимают места лицом к окну, спиной к двери. После того, как все займут свои места за столом переговоров, доступ в комнату должен быть прекращен.

Независимо от важности переговоров, начинаться они должны с неофициальных фраз, подчеркивающих внимание принимающего к собеседникам, его заинтересованность в них. Хотя в переговорах с обеих сторон могут принимать участие несколько человек, как правило, беседа ведется между руководителя делегаций. В качестве исключений допускается иногда передача слова коллеге-профессионалу по наиболее специфичным, сложным вопросам, но делать это нежелательно.

На переговорах необходимо говорить спокойно и негромко даже в самых острых ситуациях. Умение сдерживать себя и управлять своими действиями и эмоциями является непременным качеством переговорщика и делового человека в целом. Нужно придерживаться «золотого правила»: вести переговоры

убедительно, но ненавязчиво. В деловых переговорах не следует пользоваться обращением на «ты», хотя считается хорошим тоном употреблять личные имена, например, «мой друг Альгис». Если вы не уверены, что произнесете правильно имя и отчество партнера, например, «Хакимжон Мамасадыкович», то лучше и не пытаться этого делать, а заменить обращением «господин заместитель Министра», «господин генерал», «уважаемый коллега», «дорогой друг» и др.

Во время переговоров не надо ничего перебирать руками, барабанить пальцами, постукивать рукой или ногой, играть мимикой или другим способом проявлять свои эмоции. Совершенно недопустимо во время беседы, например, кулуарной, брать собеседника за пуговицу или лацканы его пиджака, похлопывать по плечу, теребить за рукав, энергично жестикулировать перед его лицом. Независимо от итогов переговоров, заканчивать их нужно в доброжелательном тоне.

Желательно со всеми своими партнерами как минимум один раз в год обмениваться поздравительными открытками. Притом, это не должно быть поздравление с днем рождения, так как западные и восточные люди могут воспринять это как вторжение в личную жизнь, но можно поздравить с Новым годом либо, что предпочтительнее, с национальным днем (днем независимости).

Если по плану переговоров предусмотрено угощение в служебном помещении, то оно, за исключением чая или кофе, должно быть подготовлено заранее и находиться в комнате переговоров на отдельном столике под тканевой салфеткой.

Не спешите выпивать раньше гостя, тем более наливать себе новую порцию, если гость еще не допил первой, даже в том случае, если он не допьет ее до конца угощения. Будучи в гостях, не создавайте ситуации, побуждающей хозяина наливать вам вновь и вновь, и тем более не требуйте налить еще, если принимающий не предлагает этого. Не курите, если в комнате не видно пепельницы, если другие присутствующие еще не закончили трапезы или принимающий сам не закурил и не предложил этого вам.

Этикет не допускает во время переговоров снимать пиджаки или распускать узлы галстуков, за исключением случаев, когда это предлагает сделать глава делегации, давая понять, что наступило время неформального общения («встреча без галстуков»).

Необходимо вести открыто запись переговоров, записывать все договоренности и обсуждаемые вопросы. Главное – исполнить то, что пообещали.

Во время переговоров на столы ставят цветы, минеральную воду в бутылках, открытую, но с пробкой (если переговоры в России, то минеральная вода должна быть российского производства), фужеры перевернутые, что говорит о том, что они не использовались. Если переговоры длятся больше 40 минут, то предлагается чай, кофе и печенье.

По окончании официальной части переговоров осуществляется обмен подарками. На Западе такой обмен не так широко распространен, как на Востоке. Но небольшой, недорогой подарок нужно приготовить в любом случае. В качестве сувениров матрешки, балалайки и самовары уже не воспринимаются.

Принимающая сторона преподносит подарки первой. При этом нельзя забывать, что дарили ранее. Повторно преподносить можно лишь цветы, шоколадные наборы и спиртные напитки. Никому и никогда не дарите часы, ножи и зеркала – это плохая примета.

Что касается приемов.

Приемы могут быть дневные и вечерние, с рассадкой и без рассадки за столом. К дневным относятся приемы типа «Бокал шампанского», «Завтрак».

Дневные приемы менее торжественны, чем вечерние. К вечерним относятся приемы: «Коктейль», Фуршет (в период с 17 до 20, продолжительность – 2 часа), Обед (20-21, 2 или 2,5 часа), Обед-буфет, ужин (начало не ранее 21 часа, длится до 23.00).

Ни в коем случае не нужно стремиться напоить гостей, предлагая такие тосты, от которых они по политическим соображениям не могут отказаться. У нас же это стремление развито весьма сильно. Обязательно хотят заставить гостя выпить как можно больше и бывают очень довольны, что гость ушел нетрезвым. Учтите, что потом гость бывает крайне недоволен случившимся.

Ну и напоследок хотелось бы остановиться на внешнем виде, который соответствует протоколу. Имидж делового человека тоже важен для успешного проведения переговоров.

Сначала о мужчинах.

Костюм. Ничто не выглядит так респектабельно, как темно-синий костюм. Если нужно выглядеть официально, отдайте предпочтение двубортному костюму. Второй традиционный деловой цвет – темно-серый. К нему идут рубашки не только белого цвета, но и пастельного голубого, розового и фиолетового цвета. Черный костюм уместен только в двух случаях - свадьба и похороны. О фраках и смокингах рассказывать не буду.

Пиджак. Основное правило: при застегнутом пиджаке лацканы должны плотно прилегать к груди. Если сзади имеются два разреза, то при застегнутом пиджаке они должны оставаться закрытыми. Если раскрываются, значит, он вам тесен. Двубортный пиджак должен быть всегда застегнут.

Брюки. Брюки с манжетами нежелательны. Все зависит от типа фигуры. Если ноги короткие, манжеты нужно избегать, потому что они укоротят ноги еще на пару сантиметров. Нижняя окантовка брюк без манжет не должна быть ровной по всей окружности. Сзади брюки должны быть на 3-4 см длиннее. На носке ботинка им положено чуть «сломаться» и немного выгнуться внутрь – то есть 2-3 дырочки для шнурков не должны быть видны.

Рубашка. Лучшим цветом считается белый. Между воротником и шеей должен помещаться указательный палец вашей руки. Галстук должен соответствовать воротнику рубашки. Когда галстук завязан, уголки воротника не должны отставать. Если узел выглядит слишком большим или слишком маленьким, это означает, что галстук из неподходящего материала или не той ширины. Элегантные рубашки не имеют нагрудных карманов. Даже если на рубашке есть карман, никогда не пользуйтесь им. Избегайте простых манжет, которые сделаны под двойные, то есть, застегиваясь на пуговицы, они еще имеют и петли для запонок. Помните, что из рукавов пиджака манжеты должны выглядывать примерно на сантиметр.

Галстук. Основное правило: ширина галстука должна сочетаться с отворотами на пиджаке, а своим узором и размером – с вашей фигурой. Крупным мужчинам идут более выразительные рисунки и более широкие галстуки. Хрупким следует избегать больших узлов и широких галстуков. Не ошибетесь, если выберете галстук с геометрическими фигурами либо в косую полоску.

Носки. Хорошие носки должны быть из хлопка. Также можно носить носки из шелка, это верх респектабельности и шика. Что касается цвета, то однотонные темные носки предпочтительнее. Главное – не должно быть радикальных различий в цвете между костюмом, обувью и носками. Белые носки недопустимы в гардеробе делового человека.

Туфли. Указывают на общественный статус обладателя. Туфли должны быть со шнуровкой. Мокасины не противопоказаны, но лишь в том случае если они просты по стилю и изготовлены из первоклассной кожи. Классический цвет – черный, но возможны варианты в зависимости от времени года и времени дня.

Очки. Верхняя часть оправы должна быть на одной линии с бровями. Нежелательно пользоваться затемненными стеклами, придающими лицу зловещий вид. Прозрачные стекла позволяют установить с партнерами контакт взглядом, что весьма полезно для общения. Цвет оправы должен гармонировать с цветом ваших волос.

Украшения. Правило: чем меньше, тем лучше. Лучше ограничиться одним кольцом – обручальным. Если до брака еще не дошло, то допустим перстень с печаткой, но не везде и не всегда. На Востоке – да, на Западе – не очень. Золотые цепи на шее и руках распространены в криминальном мире. Носите заколки и булавки для галстука, если в данный момент они модны. То же самое относится к запонкам. Главное – не носите запонки из искусственных материалов. Самые элегантные часы – классические механические, со стрелками, на кожаном ремешке или металлическом браслете.

Ручки. Говорят многое о человеке. Ценятся ручки трех фирм: Parker, Sheaffer и Waterman. Ручки с темно-красным корпусом заказывают специально для подписания важных документов и международных соглашений. Документы, кстати, вкладываются для подписания в кожаные папки бордового цвета. Рекламными ручками пользуйтесь только наедине с самим собой. Деловые бумаги подписываются автоматическими ручками. Международные соглашения – перьевыми.

Портфели. Единственный приемлемый материал – кожа. Черная, желтая, темно-красная, темно-синяя или темно-зеленая. Портфели предпочтительнее кожаных папок.

Теперь о женщинах.

Костюм. Наиболее желательны цвета – темно-синий, темно-серый, оливковый и темно-вишневый. Носите блузки с рукавами, которые хоть немного закрывают плечи. Никогда не надевайте блузки без рукавов или не снимайте жакета. Открытые плечи – дурной тон. Жакет должен быть всегда застегнут. Самая лучшая длина – не ниже бедер. Правильная длина рукава достигает конца запястья. Для весны и лета необходим светлый костюм. Рекомендуемые цвета – слоновой кости, серовато-бежевый, серовато-коричневый.

В юбках-брюках и шортах невозможно выглядеть элегантно, поэтому в деловой жизни они не уместны.

Пояс. Подбирается под цвет туфель. Пояса с броскими пряжками или иными украшениями надеваются только в том случае, если у вас стройная фигура.

Чулки. Обязательный атрибут деловых работающих женщин. Предпочтительней телесного цвета. Цвета загара. С узором недопустимы.

Туфли. Должны быть из натуральной кожи, летом открытые пятки допустимы, пальцы – нет. Украшения на туфлях должны быть минимальными. Черный цвет, удобный (4-5 см) каблук. Белого цвета нельзя носить, так же как и сумку.

Украшения. Женщинам необходимо носить серьги каждый день. Это как для мужчин – галстук. Ожерелье или нитка жемчуга эффектнее дополняет вырез, чем нарядная косынка. Браслеты нужно сократить до минимума. Не носить часы - дурной той.

Сумки. Деловые вещи нужно держать в папке, личные вещи – в сумочке либо портфеле. Цвет сумки черный или красно-коричневый. Допустим темно-синий, если одежда такого цвета.

Макияж и парфюм. Не должны быть агрессивными.

Вообще можно сказать, что протокол – очень интересная тема, о которой можно говорить бесконечно.

II. Исходя из опыта участия сотрудников регионального центра МЧС России в мероприятиях по оказанию гуманитарной помощи иностранным государствам, участникам таких мероприятий необходимо соблюдать следующие рекомендации по форме одежды:

без погон (исключение – просьба принимающей стороны);

на фигурных клапанах с левой стороны настрочена текстильная лента «контакт» с размещением ФАМИЛИИ и ИНИЦИАЛОВ, выполненных с использованием букв латинского алфавита;

на фигурных клапанах с правой стороны настрочена текстильная лента «контакт» с нагрудным знаком «EMERCOM» (основание приказ МЧС РФ от 16.11.2007 № 599 «Об утверждении описания предметов формы одежды и знаков различия сотрудников Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, имеющих специальные звания внутренней службы»).364680514287500

Начальник управления (гражданской защиты)

полковник А.А. Задорожный