Приказ МЧС России 735 от 01.12.2008 Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России

Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству

в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск

гражданской обороны, организациях системы МЧС России

1. Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России.

2. Признать утратившими силу приказы МЧС России от 7.03.2003 № 120 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России» и от 29.06.2005 № 509 «О внесении изменений и дополнений в приказ МЧС России от 7.03.2003 № 120».

Приложение

к приказу МЧС России

от 1.12.2008 № 735

ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в территориальных органах,

соединениях и воинских частях войск гражданской обороны,

организациях системы МЧС России

I. Общие положения

1.1. Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования работы с документами в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, подразделениях федеральной противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формированиях, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждениях и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее – территориальные органы, воинские части, организации системы МЧС России).

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с несекретными документами, включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), а также документы, поступающие по электронной почте.

Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 № 05).

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 29.07.2008 № 425, другими нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства.

В территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России могут быть разработаны и согласованы с Административным департаментом МЧС России дополнения к настоящей Инструкции, отражающие специфику работы с документами в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России.

1.4. Инструкция утверждается приказом МЧС России.

1.5. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, представленными на носителях всех видов. Регистрация, оформление документов и контроль их исполнения могут быть организованы с использованием электронно-вычислительной техники и программных средств, предназначенных для учета документов. При этом автоматизированные технологии обработки служебной документации должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на начальников территориальных органов, командиров воинских частей, начальников (руководителей) организаций системы МЧС России.

1.7. Организацию и совершенствование документационного обеспечения управления, формирование и поддержание единой базы данных о документах, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за автоматизированную систему управления), контроль за соблюдением требований Инструкции, а также архивное хранение документов осуществляет штатное самостоятельное структурное подразделение территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, созданное для ведения делопроизводства (отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, общее отделение и т.д.).

Методическое руководство организацией делопроизводства в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России совместно с Административным департаментом МЧС России.

1.8. Ведение делопроизводства в управлениях и самостоятельных отделах территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (далее - структурные подразделения) возлагается на одного или нескольких сотрудников структурного подразделения. Персональный список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.) утверждается приказом начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

При увольнении ответственного за делопроизводство и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения по представлению руководителей структурных подразделений.

При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство между ними должны быть распределены должностные обязанности.

1.9. На сотрудников структурных подразделений, созданных для ведения делопроизводства, возлагаются следующие функции:

прием, учет и распределение поступающих документов;

передача документов на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России и после получения соответствующей резолюции – исполнителям;

учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;

контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел;

формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности, используемых в делопроизводстве;

учет печатей и штампов и контроль за их использованием (при отсутствии режимно-секретных органов);

проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.10. При необходимости, рабочее время на прием, отправку документов, работу с исполнителями и т.д. может быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

1.11. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в документационном обеспечении управления, отражаются в должностных обязанностях (инструкциях), должностных регламентах.

1.12. Выполнение требований настоящей Инструкции является обязательным для всех работников территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Структурному подразделению, созданному для ведения делопроизводства территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, предоставляется право возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции.

1.13. Структурные подразделения, созданные для ведения делопроизводства, должны размещаться в изолированных помещениях, при необходимости оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного (пункт охраны).

Ведение делопроизводства в других структурных подразделениях разрешается в общих комнатах этих подразделений.

1.14. Работа с документами в нерабочее время допускается только с разрешения соответствующего начальника (руководителя).

Работа с документами и хранение их за пределами служебных помещений запрещается.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.15. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник структурного подразделения обязан передать через ответственного за ведение делопроизводства находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.

1.16. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Об утрате служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

1.17. Сотрудниками структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, периодически проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, а также в организациях, подчиненных территориальным органам. По итогам проверок составляются справки, в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения, по истечении которого руководители структурных подразделений, подчиненных организаций обязаны представить начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России доклад об устранении недостатков.

1.18. Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

1.19. Структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, должно находиться в постоянной готовности для работы в условиях перехода с мирного на военное время. Основной задачей готовности является обеспечение вывоза и сохранности документов, бесперебойная работа с ними, своевременная передача в архив и уничтожение ненужных документов.

С этой целью в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС должны быть разработаны (при методической помощи Центрального архива МЧС России) описи дел, вывозимых по месту размещения, необходимых для дальнейшей работы, и описи дел, подлежащих уничтожению и передаче в Центральный архив МЧС России.

1.20. В структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, должна быть разработана инструкция сотрудникам по действиям при переводе с мирного на военное время, которая утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

II. Прием и регистрация поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурных подразделениях, созданных для ведения делопроизводства.

2.2. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой «лично» (конверты, поступившие в адрес территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России от граждан, в том числе адресованные конкретным должностным лицам с пометкой «лично», подлежат вскрытию с соблюдением требований Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный № 8970).

При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение № 1). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении обращений граждан и доплатных писем.

2.3. В нерабочее время (вечернее и ночное время, в выходные и праздничные дни) прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по территориальному органу, воинской части, организации системы МЧС России. В случае отсутствия дежурного порядок приема корреспонденции в нерабочее время определяет начальник (руководитель) организации системы МЧС России.

Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета (приложение № 2) и затем передает (не вскрывая пакеты) в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.

Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. При необходимости текст телефонограммы печатается и представляется начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.

2.4. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, периодические издания и т.д.

2.5. На зарегистрированных документах, как правило, в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер, дата поступления и количество листов документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Допускается проставлять штамп на оборотной стороне документа в случае, если на лицевой стороне отсутствует свободное место.

Регистрационные штампы, применяемые в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России, должны соответствовать образцам, приведенным в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП.

2.6. Учет (регистрация) поступающих документов производится в журнале (приложение № 3) или в автоматизированной системе, применяемой в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России для ведения делопроизводства и контроля исполнения документов (далее - автоматизированная система).

Поступающие распорядительные документы вышестоящих организаций могут учитываться в соответствующих журналах отдельно от других документов (приложение № 4). При этом к учетному номеру документа может быть добавлен буквенный индекс, например «Р» (распорядительные документы).

Регистрационный номер присваивается документам в нарастающем порядке в течение года.

2.7. После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России по решению должностного лица, которому предоставлено это право соответствующим начальником (руководителем), командиром.

На зарегистрированные документы могут составляться проекты резолюций должностным лицом, которому начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России предоставлены на это соответствующие полномочия. В этом случае проекты резолюций оформляются на бланках (приложение № 5) и прикладываются к соответствующим документам. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом резолюции указывается регистрационный номер, присвоенный документу, по которому дается поручение.

2.8. Рассмотренные начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России документы передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для внесения резолюций и отметок о контроле в соответствующие журналы или автоматизированную базу данных. Затем документы передаются в соответствии с резолюциями на исполнение в структурные подразделения. При этом в учетных журналах или автоматизированной базе данных делается соответствующая отметка о передаче документов.

2.9. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Как правило, ответственному исполнителю (указанному в резолюции первым) направляется подлинник документа, остальным исполнителям (соисполнителям) направляются копии.

Ответственный исполнитель организует исполнение документа и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документов.

Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

2.10. Категорически запрещается передача документов на исполнение или ознакомление непосредственно из одного структурного подразделения в другое, минуя структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

2.11. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

2.12. Поступившие в структурное подразделение документы докладываются руководителю подразделения и в соответствии с его резолюцией передаются исполнителям.

Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем журнале учета (приложение № 3).

2.13. Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых документов.

2.14. Карты, схемы, чертежи, магнитные носители информации, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, учитываются в журналах инвентарного учета (приложение № 6 ) и хранятся в тубусах, специальных коробках, конвертах и т.д.

2.15. Служебные (типографские) издания учитываются в журналах учета служебных изданий (приложение № 7), независимо от того, поступили они с сопроводительными письмами или без них. Сопроводительные письма учитываются в журнале регистрации входящих документов и на них указывается, под каким номером учтены эти издания в журнале учета.

2.16. Документы, поступающие по каналам факсимильной связи, передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для регистрации. Документу, поступающему вслед за его факсимильной копией, присваивается впоследствии тот же регистрационный номер, что и его копии.

В связи с тем, что текст факсимильной копии недолговечен, рекомендуется с факсимильной копии документа изготавливать ксерокопию до передачи на регистрацию.

2.17. Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются, регистрируются и докладываются соответствующему начальнику (руководителю) как обычные документы на бумажном носителе. При поступлении по электронной почте документа большого объема, допускается распечатывать сопроводительное письмо (или первый лист документа), остальная часть документа переносится на дискету (диск), передается на регистрацию и докладывается начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.

III. Регистрация и отправка исходящих документов.

Регистрация внутренних документов

3.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно..

3.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Инструкции.

3.3. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий.

При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится необходимое количество копий. Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается соответствующим распорядительным документом, издаваемым в каждом органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

3.4. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение № 8) в день их приема от исполнителей.

Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-5, где 23 – порядковый номер документа, 3-5 – индекс дела по номенклатуре дел.

3.5. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

3.6. Корреспонденция отправляется, как правило, по реестрам, которые хранятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.

Примерная форма реестра представлена в приложении № 9 к настоящей Инструкции.

3.7. В случае отправки копии документа по каналам факсимильной связи или по электронной почте, оригинал при необходимости досылается почтой.

3.8. Обязательной регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (внутренние документы). Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.

3.8.1. Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России, другие виды протоколов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.

Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций-участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений оформляются и регистрируются в этих подразделениях.

3.8.2. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года.

3.8.3. При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс «км», например, № 25-км.

3.8.4.Утвержденные планы основных мероприятий территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется следующим образом, например: № 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 – порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).

3.8.5. Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично п.3.8.4 настоящей Инструкции.

3.8.6. Докладные и служебные записки, представляемые начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, после оформления соответствующей резолюции.

Докладные, служебные записки, подписанные руководителем структурного подразделения и направляемые руководителям других структурных подразделений, регистрируются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении в соответствии с требованиями, предъявляемыми к регистрации исходящих писем.

3.8.7.Рапорты, заявления о предоставлении отпуска, отгула, об убытии в командировку и т.д. регистрируются в структурном подразделении по работе с кадрами.

Рапорты, заявления по личным вопросам (не содержащим жалобу), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется (до представления соответствующему начальнику, командиру, руководителю) в соответствии с п.3.4. настоящей Инструкции.

3.8.8. Регистрация договоров, оплата по которым производится за счет средств федерального бюджета, производится в финансовом подразделении.

3.8.9. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности (кроме указанных в п.3.8.8 настоящей Инструкции) осуществляется в юридической службе территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Дата и регистрационный номер совместного соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.

IV. Общие требования к оформлению документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

4.1.2. Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России применяются следующие бланки с продольным и угловым расположением реквизитов.

Бланки с продольным расположением реквизитов (приложения № 10, 11, 12) используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний, а также для оформления служебных писем в тех случаях, если использование этого вида бланка закреплено в учредительных документах организации системы МЧС России.

Бланки с угловым расположением реквизитов (приложение № 13, 14) используются для оформления служебных писем, справок и т.д.

4.1.3. Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразная форма бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Изображение углового штампа на бланке должно строго соответствовать требованиям Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП.

4.1.4. Применяемые в деятельности территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также бланки документов, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; воинских перевозочных документов; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности.

4.1.5. Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету в журналах (приложение № 15) раздельно по видам бланков. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел.

4.1.6. Для уничтожения испорченных в процессе работы бланков создается комиссия в составе не менее трех человек.

Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт (приложение № 16).

Акты об уничтожении бланков строгой отчетности подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел.

Акты об уничтожении бланков строгой отчетности должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов.

После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта.

4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4.2.1. Создаваемые в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером 12, 13, 14, 15 одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены.

Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, не менее, мм:

левое25

правое10

верхнее20

нижнее20

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки начиная со второй страницы.. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

4.2.2. Обязательными реквизитами оформления документов являются: эмблема МЧС России, полное и краткое наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, название документа, заголовок, дата документа, индекс, текст, визы, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В необходимых случаях документы могут иметь дополнительные реквизиты: адресат, резолюция, гриф утверждения, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, отметка о поступлении и др.

Перечень реквизитов документов и схемы их расположения представлены в приложениях №№ 17, 18, 19 к настоящей Инструкции.

4.2.3. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 № 17) и располагается над серединой реквизита «Наименование организации».

4.2.4. В реквизите «Наименование организации» указывается действительное или условное наименование, присвоенное территориальному органу, воинской части, организации системы МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах.

Над наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.

4.2.5. Реквизит «Справочные данные» включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телетайпа, адрес электронной почты, а также может содержать другие необходимые сведения: идентификационный номер налогоплательщика, номера счетов в банках и др.

Почтовый адрес указывается в следующем порядке: название улицы, номер дома, название города, почтовый индекс.

4.2.6. Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма.

4.2.7. Датой распорядительного документа и письма является дата его подписания, для протокола – дата проведения заседания, для акта – дата события, зафиксированного в документе. Для утверждаемого документа (регламент, план, положение, отчет, акт) - дата утверждения.

Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

4.2.7.1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2008 года следует оформить 05.03.2008.

4.2.7.2. При оформлении финансовых документов в необходимых случаях допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2008 г.

4.2.7.3. При ссылке в тексте документа на дату другого документа ее следует оформлять следующим образом:

для документа, изданного до 1999 года включительно день месяца, месяц и год оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, например, дату 12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99;

для документов, изданных в 2000 году и последующих годах, дата указывается в соответствии с п.4.2.7.1 настоящей Инструкции.

Ссылку на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в котором они были официально зарегистрированы.

4.2.8. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Порядок проставления регистрационных номеров документов указан в п.3.4. настоящей Инструкции.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

4.2.9. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.2.10. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита «адресат», если он имеется) с указанием номера экземпляра документа на второй строчке.

Например:

Для служебного пользования

Экз. № _____

4.2.11. В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Служебные документы могут быть адресованы в организации, структурные подразделения организаций, должностным лицам.

При направлении служебного документа в организацию или структурное подразделение организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.

Например:

МЧС России Административный департамент

При направлении документа руководителю организации (заместителю руководителя организации) ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией.

Например:

Начальнику Южного регионального центра по делам гражданской

обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий

стихийных бедствий

И.О. Фамилия

При направлении служебного документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (при необходимости – воинское звание) и фамилия адресата – в дательном падеже.

Например:

МЧС России

Директору Департамента

кадровой политики

И.О. Фамилия

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

МЧС России

Директору Департамента

кадровой политики

И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Начальникам главных управлений

МЧС России по субъектам

Российской Федерации

Южного федерального округа

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и

архивного дела»

Профсоюзная ул., д. 82,

г. Москва, 117393

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнителем составляется указатель рассылки документа и прикладывается к нему.

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301264

На конвертах адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя – в левой верхней части.

4.2.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (при необходимости - воинского звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Южного регионального

центра по делам гражданской обороны,

чрезвычайным ситуациям и

ликвидации последствий

стихийных бедствий

личная подпись И.О. Фамилия

10.03.2008

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Южного регионального центра по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий

стихийных бедствий

от 15.03.2000 № 14

или:

УТВЕРЖДЕНО

Решением коллегии Южного регионального центра по делам гражданской обороны,

чрезвычайным ситуациям и ликвидации

последствий стихийных бедствий

от 10.02.2006 № 1

4.2.13. Резолюция – реквизит документа, в котором содержится указание по исполнению документа, определяются должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка планов, предложений и др.

Резолюция может быть написана от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлена на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение № 5).

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровку подписи и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается должностное лицо, названное первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

4.2.14. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?», например: «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…».

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата А5.

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал.

4.2.15. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

4.2.16. Реквизит «Отметка о наличии приложений» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами, печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля и оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте документа, то отметка о его наличии имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, например:

Приложение: 1. Замечания по проекту инструкции … на 1 л. в 1 экз.

2. Справка о документообороте … на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

или:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в адрес.

Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 3 экз.

или:

Приложение: Техническое задание на разработку… в 2 экз.

4.2.17. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, органы представительной и судебной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления подписываются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России или лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке. Документы, направляемые в подчиненные и другие организации, подписываются должностными лицами территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Право подписи документов должно быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с Положением об этом органе.

На документах, оформленных на бланках с наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ (при необходимости - воинское звание); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Начальник Главного управления

Личная подпись И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, реквизит «подпись» оформляется следующим образом:

Начальник Главного управления МЧС России по Московской области Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например (если документ оформлен на бланке):

Начальник регионального

центра Личная подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне.

При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности в установленном порядке. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (допускается внесение исправлений от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В случае возложения на военнослужащего исполнения обязанностей временно отсутствующего начальника (командира) на документах перед наименованием должности указывается «врио» (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то при подписании документа указывается «врид» (временно исполняющий должность).

4.2.18. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, в котором готовился проект документа, а также руководителями заинтересованных структурных подразделений.

4.2.19. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

При отсутствии возражений проект документа визируется должностным лицом в пределах его полномочий.

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник (первый экземпляр) которого остается в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России (приказы, распоряжения, решения и протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, другие виды документов) визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа подлинника документа.

На отправляемых (исходящих) документах визы проставляются на втором экземпляре документа (подшиваемом в дело) на лицевой стороне последнего листа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (приложение № 20), в этом случае лист согласования документа является неотъемлемой частью документа. Допускается также полистное визирование документа и его приложений.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному визированию.

Согласование проекта документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Центрального

архива МЧС России

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

финансов Российской Федерации

от 30.10.2007 № 451/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

чрезвычайной страховой компании

от 21.06.2008 № 10

Гриф согласования документа располагается на лицевой стороне служебного документа ниже подписи от левого поля.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», в этом случае лист согласования документа является неотъемлемой частью документа.

4.2.20. Реквизит «Печать».

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

4.2.21. Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения, например:

Верно

Наименование должности личная подпись И.О. Фамилия

10.05.2008

4.2.22. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (на распорядительных документах – на оборотной сторо

не) в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

И.В. Петров

924-45-67

4.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или должностного лица, принявшего это решение.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.2.24. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

4.2.25. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на лицевой стороне последней страницы или на каждом листе документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

V. Особенности подготовки и оформления отдельных

видов документов

5.1. Распорядительные документы

5.1.1. Под распорядительными документами в настоящей инструкции понимаются приказы и распоряжения, издаваемые за подписью начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

5.1.2. Приказы и распоряжения издаются:

в соответствии с поручением вышестоящей организации;

в соответствии с решениями коллегии территориального органа МЧС России;

в соответствии с поручениями начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России;

по инициативе структурных подразделений территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

5.1.3. Приказы издаются:

а) по вопросам основной деятельности территориального органа, воинской части, организации МЧС России;

б) по личному составу;

в) по строевой части;

г) о командировании, в том числе и за пределы Российской Федерации.

5.1.4. Распоряжения издаются по организационным, оперативным вопросам или вопросам, рассчитанным на кратковременное действие.

5.1.5. Приказами по основной деятельности утверждаются штатные расписания (штаты), годовые и другие планы мероприятий; положения о структурных подразделениях территориального органа, организации системы МЧС России; оформляются создание, реорганизация, ликвидация организаций и их переименование; регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики; утверждаются итоги работы, результаты ревизий, инвентаризаций имущества; создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), научные, экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы); о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности; о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья; регулируются другие вопросы, определенные Положением о территориальном органе, уставом воинской части, организации системы МЧС России.

В образовательных учреждениях пожарно-технического профиля приказами по основной деятельности регулируются следующие вопросы: об утверждении решений приемной комиссии по зачислению в образовательное учреждение (в том числе в адъюнктуру, аспирантуру, докторантуру); об утверждении решений государственной аттестационной комиссии об окончании образовательного учреждения (в том числе адъюнктуры, аспирантуры, докторантуры); об отчислении из образовательного учреждения или переводе в другое образовательное учреждение; о переводе на другую форму (специальность) обучения; о переводе курсантов, слушателей, студентов, адъюнктов, аспирантов и докторантов на последующие курсы обучения; о прикреплении соискателем; другие вопросы, связанные с образовательной деятельностью.

5.1.6. Приказами по личному составу регулируются вопросы:

о заключении контрактов о прохождении военной службы (службы) и продлении сроков контрактов о прохождении военной службы (службы);

о назначении на воинские должности и должности, связанные с обеспечением деятельности Государственной противопожарной службы (далее – ГПС), приемом на федеральную государственную гражданскую службу и на работу;

о зачислении в распоряжение начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации МЧС России;

о переводе (откомандировании) военнослужащих и сотрудников ГПС из МЧС России в другие федеральные органы исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба (служба);

о прикомандировании сотрудников ГПС к органам государственной власти и организациям;

о приостановлении военной службы (службы);

о возложении временного исполнения обязанностей по вакантной должности;

о назначении на должность исполняющим обязанности по вакантной (не вакантной) должности;

о присвоении и лишении воинского (специального) звания и восстановлении в воинском (специальном) звании;

о присвоении классного чина;

об увольнении с военной службы (службы), федеральной государственной гражданской службы и работы;

об исключении из списков личного состава умерших (погибших) или признанных в установленном порядке безвестно отсутствующими;

о зачислении в военные образовательные учреждения, адъюнктуру, докторантуру и об окончании военных образовательных учреждений, адъюнктуры, докторантуры и отчислении из них;

об изменении учетных данных;

о присвоении личных номеров военнослужащим и сотрудникам ГПС;

о награждении наградами МЧС России;

об установлении выслуги лет для назначения процентной надбавки за выслугу лет;

об установлении должностных окладов, разрядов по единой тарифной сетке, месячных и иных дополнительных выплат и надбавок в соответствии с нормативными правовыми актами для сотрудников ГПС, федеральных государственных гражданских служащих и работников;

о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им полутора и трех лет, а также учебных отпусков.

5.1.7. Приказами по строевой части регулируются вопросы:

о вступлении в воинскую должность (принятие дел и должности);

о зачислении военнослужащих в списки личного состава;

о временном исполнении обязанностей по не вакантной должности;

об исключении военнослужащих из списков личного состава;

о нахождении военнослужащих на лечении и возвращении из медицинских учреждений;

об убытии военнослужащих в отпуск, на учебу, лечение и прибытие из отпуска, с учебы и лечения;

об установлении окладов по воинской должности, месячных и иных дополнительных выплат в соответствии с нормативными правовыми актами.

5.1.8. В региональных центрах МЧС России издаются также директивы по вопросам планирования и применения сил и средств, подготовки и проведения учебных, учебно-тренировочных мероприятий, организации и ведения гражданской обороны, штатно-организационным вопросам.

В директивах излагаются цели проводимых мероприятий, задачи, порядок их выполнения.

5.1.9. Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят структурные подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России на основании поручений соответствующего начальника (руководителя), командира, либо в инициативном порядке.

5.1.10. Приказы по личному составу и строевой части в территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России готовятся и оформляются структурным подразделением, на которое возложена работа с кадрами в соответствии с требованиями Департамента кадровой политики МЧС России.

5.1.11. Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, подготавливаются с соблюдением требований Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 4.02.2004 № 05).

5.1.12. Право подписи приказов и распоряжений принадлежит начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России. На период отсутствия начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России (командировка, отпуск, болезнь) право подписи приказов, директив и распоряжений предоставляется должностному лицу, на которого в установленном порядке возложено исполнение обязанностей начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

5.1.13. Приказы, распоряжения действуют до выполнения всех изложенных в них поручений или до их отмены (признания утратившим силу).

5.1.14. Признание утратившими силу приказов и утвержденных ими положений, правил, инструкций производится только приказами.

5.1.15. Признание утратившими силу распоряжений производится как приказами, так и распоряжениями.

5.1.16. Внесение изменений и дополнений в приказ, распоряжение производится путем издания приказа, распоряжения с новой редакцией их пунктов, подпунктов (абзацев), приложений к ним, а также путем исключения, дополнения или замены пунктов, подпунктов (абзацев), отдельных слов и словосочетаний.

Разработка и оформление проектов распорядительных документов

по основным вопросам деятельности

5.1.17. Обеспечение качественной подготовки приказов и распоряжений, их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений территориальных органов, организаций, которые готовят и вносят проект приказа (распоряжения) на подпись.

5.1.18. Контроль за правильностью оформления проектов приказов, распоряжений осуществляет структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, и юридическая служба (отдел, отделение и т.д.).

5.1.19. Разработка проекта приказа, распоряжения должна начинаться с изучения относящихся к теме законодательства Российской Федерации; договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации; действующих по рассматриваемому вопросу приказов, распоряжений; научной литературы; данных социологических и иных исследований, а также справочного материала.

При разработке проекта приказа, распоряжения необходимо определить потребность в материальных, финансовых и других ресурсах для проведения предусматриваемых мероприятий, составить смету расходов, которая должна являться одним из приложений к проекту приказа, распоряжения.

5.1.20. Структура распорядительного документа должна быть простой и удобной для работы. При большом объеме текста в проекте распорядительного документа излагаются лишь главные вопросы, а остальные излагаются в приложениях к распорядительному документу.

5.1.21. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и в системе МЧС России, и должны употребляться в одном и том же значении в тексте проекта распорядительного документа и приложениях к нему.

При употреблении специальных или новых терминов, их значение должно быть разъяснено в примечаниях.

5.1.22. Проекты приказов и распоряжений оформляются на бланках установленного образца (приложения №№ 10, 11).

5.1.23. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже white, 80г/м2 формата А4 (210x297 мм), шрифтом Times New Roman размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа – 2,5 см, с правой стороны – 1,0 см, сверху и снизу – не менее 2,0 см.

Печатание проектов распорядительных документов и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается.

5.1.24. Проект распорядительного документа должен содержать следующие реквизиты:

эмблема МЧС России

краткое наименование вышестоящей организации - МЧС России

полное наименование территориального органа, организации системы МЧС России;

наименование вида документа;

заголовок (кроме приказов по личному составу и строевой части)

текст;

подпись;

необходимые визы должностных лиц, которые располагаются на листе согласования или на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения;

отметка об исполнителе документа, которая располагается на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и содержит инициалы и фамилию исполнителя документа, его рабочий телефон и личную подпись.

5.1.25. Заголовок приказа, распоряжения должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Заголовок печатается полужирным шрифтом размером № 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

5.1.26. Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Она может начинаться словами «В целях …», «Во исполнение…», «В соответствии…» и т.д. Если распорядительный документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его автор, дата, номер и заголовок (приложение № 21).

Констатирующая часть в приказах завершается словом

«п р и к а з ы в а ю», которое печатается строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях – словом «п р е д л а г а ю»).

Если текст проекта распорядительного документа не имеет констатирующей части, то слово «п р и к а з ы в а ю» («п р е д л а г а ю») не пишется (приложение № 22).

5.1.27. В распорядительной части проекта приказа, распоряжения излагаются предписываемые действия (поручения), указываются исполнители (структурные подразделения, организации, должностные лица – с указанием должности, звания) и устанавливается срок исполнения; делается запись о признании утратившими силу или о внесении изменений в ранее изданные распорядительные документы. Последний пункт распорядительной части приказа может определять должностное лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение приказа (распоряжения).

5.1.28. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего распорядительного документа. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование.

5.1.29. Примечания к пунктам проекта распорядительного документа могут быть только подстрочными (сноски).

Если в тексте проекта распорядительного документа упоминаются законодательные, иные нормативные правовые акты, то необходимо делать сноски с указанием даты издания и номера соответствующего приказа, которым они введены, и указанием официального источника его опубликования (например, Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 18, ст. 2060).

5.1.30. При необходимости внесения изменений или дополнений в ранее изданный приказ (распоряжение) в распорядительной части делается соответствующая запись, например:

«Внести изменения в приказ Главного управления МЧС России по Московской области от … № … «О создании…», дополнив пункт 2 абзацем следующего содержания: «...»

или:

«В пункте 3 и далее по тексту приказа Главного управления МЧС России по Московской области от … № … «О создании…», слова «…» заменить словами «…» в соответствующих падежах».

или:

«Пункт 1 приказа Главного управления МЧС России по Московской области от … № … «О создании…» изложить в следующей редакции: «…».».

Изменения, вносимые в приказ и в документ, утверждаемый этим приказом (например, положение, правила и т.д.) могут быть оформлены в виде приложения к приказу.

При этом в тексте приказа делается запись: «Внести прилагаемые изменения в …». В приложении к приказу излагаются все вносимые изменения и дополнения со ссылкой на конкретные пункты (приложение № 22).

5.1.31. В тексте проекта приказа дата и номер другого ранее изданного документа оформляется следующим образом:

при ссылке на приказ, изданный МЧС России, территориальным органом, воинской частью, организацией системы МЧС России, его дата и номер указываются арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год, номер (например: приказ МЧС России от 14.04.2008 № 189 «Заголовок приказа») (приложение № 21). В случае, если приказ был зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, то об этом делается соответствующая запись, например: приказ МЧС России от 24.07.2006 № 418 «Заголовок приказа» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 30 ноября 2006 г., регистрационный № 8548);

для законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации дата и номер документа оформляются словесно-цифровым способом, например: Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ «Заголовок».

5.1.32. К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни, сметы расходов, списки и другие документы. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего проект распорядительного документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте распорядительного документа. Листы каждого приложения должны иметь свою самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа. На первом листе приложения в правом верхнем углу указывается: «Приложение № », а ниже следует наименование распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение № 3

к приказу Северо-Западного регионального центра

МЧС России

от 25.02.2004 № 168

Издание вместе с распорядительными документами материалов, не оговоренных в тексте, не допускается.

5.1.33. Приложения к документам, вводимым в действие распорядительным документом (например, приложения к правилам, рекомендациям и т.д.), должны иметь свою нумерацию, начиная со второго листа. На этих приложениях в правом верхнем углу указываются пункты документов, в которых эти приложения упоминаются, например:

Приложение № 16

к п. 2.2.5

5.1.34. На проектах документов, содержащих информацию ограниченного доступа, проставляются соответствующие пометки: для сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения – «Для служебного пользования», для сведений, составляющих государственную тайну, - соответствующий гриф секретности.

Пометки оформляются в соответствии с п.4.2.10 настоящей Инструкции.

5.1.35. В состав подписи приказа, распоряжения входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля шрифтом № 14 одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия печатаются от правого текстового поля с пробелом между инициалами и фамилией.

5.1.36. К приказам, распоряжениям о проведении мероприятий, требующих материальных, финансовых и других ресурсов, должна быть приложена смета расходов на проведение планируемых мероприятий, которая составляется структурным подразделением, готовившим распорядительный документ.

5.1.37. В территориальных органах и организациях системы МЧС России издаются также приказы о командировании.

В тексте приказа о командировании должны быть указаны: должность, воинское (специальное) звание (если имеется), фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника, место назначения, планируемые даты начала и окончания командирования (или количество суток), цель командирования. При оформлении приказа о командировании следует иметь в виду, что все командируемые в один и тот же пункт и в одно и то же время включаются в один приказ.

В последнем пункте приказа указывается документ, послуживший основанием для командирования.

К проекту приказа о командировании должна быть приложена смета расходов и при необходимости - техническое задание.

5.1.38. При оформлении приказов о командировании одновременно оформляется командировочное удостоверение (приложение № 23).

Согласование проектов распорядительных документов

5.1.39. Проект распорядительного документа до представления на подпись должен быть, как правило, согласован и завизирован:

руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа;

руководителями структурных подразделений которым предписывается осуществление соответствующих действий (выполнение заданий), а также представители которых включены в состав комиссий, рабочих групп и т.п.;

начальником отдела защиты информации;

начальником юридической службы;

начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства;

другими должностными лицами по усмотрению начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, командировка, болезнь) распорядительные документы могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения в установленном порядке.

5.1.40. Проект распорядительного документа, предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (в том числе и командировочные расходы), либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансовой службы территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

5.1.41. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта документа. Допускается проставлять визы на отдельном листе согласования.

Лист согласования (приложение № 20) должен содержать заголовок проекта приказа или распоряжения, наименование структурного подразделения, инициалы и фамилию руководителя структурного подразделения или лица, исполняющего его обязанности, подпись руководителя структурного подразделения, дату согласования. В примечании могут быть представлены в краткой форме замечания или предложения к проекту документа. Если предложения не могут быть представлены в краткой форме, то излагаются подробно в приложении к листу согласования.

Лист согласования и приложение к нему являются неотъемлемой частью приказа, распоряжения.

5.1.42. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию со структурными подразделениями, интересов которых коснулись эти изменения, и с юридической службой.

5.1.43. Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения.

Представление проектов распорядительных документов на подпись

5.1.44. Представление проектов распорядительных документов на подпись осуществляется в соответствии с порядком, установленным в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.

5.1.45. К проектам распорядительных документов, представляемым на подпись, прилагаются:

а) основание для подготовки проектов распорядительных документов, за исключением распорядительных документов, разработанных в инициативном порядке;

б) записки с особыми мнениями при наличии разногласий по проектам распорядительных документов;

в) указатель рассылки распорядительного документа, содержащий перечень адресатов, подписанный руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения.

5.1.46. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов распорядительных документов осуществляется должностным лицом по определению начальника территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Регистрация и рассылка распорядительных документов

5.1.47. Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в том числе и распорядительных документов с отметкой «Для служебного пользования».

Регистрация приказов по личному составу и по строевой части осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

5.1.48. Регистрация распорядительных документов производится в день подписания документа. Порядковые номера присваиваются им в пределах календарного года. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.

5.1.49. Распорядительные документы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу воинских частей и организаций в соответствии с указателем рассылки. Ответственность за составление указателя рассылки возлагается на исполнителя документа.

5.1.50. Распорядительные документы допускается доводить в электронном виде при условии сканирования и сохранения документов в графическом формате (JPG, BMP, TIF). При невозможности выполнения этих условий отправка распорядительного документа с помощью факсимильной связи или по электронной почте возможна только для решения оперативных вопросов с последующим направлением указанного документа на бумажном носителе.

5.1.51. При необходимости может быть оформлена выписка из приказа.

Выписка из приказа по вопросам основной деятельности должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом выше слова «приказ» справа должно быть написано слово «ВЫПИСКА». В конце выписки (после реквизита «подпись») проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

5.1.52. Копии распорядительных документов (кроме распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и по личному составу) рассылаются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства.

5.1.53. Рассылка распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.

5.1.54. Проекты приказов, издаваемых территориальным органом МЧС России совместно с другой организацией (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), с указанием наименований территориального органа и организации.

Наименования территориального органа и организации печатается прописными буквами центровано относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке.

Констатирующая часть текста совместного приказа должна заканчиваться словом «п р и к а з ы в а е м».

Подписи руководителей территориального органа и организации располагаются ниже текста на одном уровне в порядке наименования этих органов на первом листе документа (приложение № 24).

5.1.55. Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориального органа и другой организации (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре.

5.1.56. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России.

5.1.57. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, другой организацией возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другую организацию.

5.1.58. В случае, если территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа.

5.1.59. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другой организации - авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований организаций. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.

5.2. Уставы, положения, инструкции

5.2.1. Устав организации – нормативный правовой акт, определяющий порядок образования организации, взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности.

Положение – нормативный правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы какого-либо органа (комиссии, комитета, совета и т.д.), структурного подразделения или организации в целом.

В отдельную группу выделяются положения о проведении конкурсов, смотров и других мероприятий.

Уставы и положения об организациях утверждаются Министром Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий. Указанные документы составляются в двух экземплярах и хранятся по месту утверждения и в самой организации.

Положения о структурных подразделениях территориального органа, организации системы МЧС России утверждаются приказом территориального органа, организации системы МЧС России.

5.2.2. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Инструкции по основным видам деятельности издаются территориальным органом, воинской частью, организацией системы МЧС России только после согласования с соответствующим департаментом или управлением МЧС России.

5.2.3. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

5.2.4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос «кого?».

Констатирующей частью текста положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими цифрами.

5.3. Протоколы совещаний, заседаний

5.3.1. Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

5.3.2. Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям осуществляется структурным подразделением, ответственным за их подготовку.

В ходе подготовки к проведению совещания, заседания составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений или постановлений по каждому вопросу.

5.3.3. Решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются протоколами. Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания.

5.3.4. Регистрация и рассылка протоколов заседаний коллегии территориального органа МЧС России, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России осуществляется в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.

5.3.5. Подлинники протоколов и документы, приобщенные к ним, формируются в дело структурного подразделения, ответственного за проведение совещаний, заседаний в соответствии с номенклатурой дел.

5.3.6. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т.д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах.

5.3.7. Протоколы совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (приложение № 25) размером шрифта № 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - П Р О Т О К О Л.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола состоит из знака «№» и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Слова: «Председательствовал», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце слов ставится двоеточие. Инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих печатаются у правой границы текстового поля.

Основная часть протокола печатается через одинарным межстрочных интервала и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.3.8. Протоколы заседаний советов, комиссий могут быть оформлены по форме приложения № 26.

5.3.9. Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему.

5.4. Акты

5.4.1. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: акты ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, приеме-передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных бланков строгой отчетности и т.д.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.

5.4.2. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги.

Акты, оформленные на стандартных листах бумаги, имеют следующие реквизиты.

Гриф утверждения – печатается в правом верхнем углу.

Наименование вида документа – слово «АКТ» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру.

Номер проставляется арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке.

Заголовок отделяется от слова «АКТ» 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос о чем составлен акт, например: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Текст акта отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурного подразделения, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии.

В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр - МЧС России

2 экземпляр – Центральный региональный центр МЧС России

3 экземпляр – войсковая часть 00000

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Например:

Председатель комиссии _________________

(подпись) И.О. Фамилия

Члены комиссии _________________

(подпись) И.О. Фамилия

_________________

(подпись) И.О. Фамилия

_________________

(подпись) И.О. Фамилия

5.4.3. Особенности оформления ликвидационных актов и актов приема-передачи при реорганизации территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России.

При ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России без передачи их функций другим органам управления, воинским частями, организациям системы МЧС России ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (МЧС России), а второй присоединяется к делам ликвидируемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России и передается в Центральный архив МЧС России.

При реформировании территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России с передачей их функций другой организации акт приема-передачи составляется в трех экземплярах, один экземпляр передается в МЧС России, второй - организации-правопреемнику, третий передается в Центральный архив МЧС России.

В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства.

К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результата сверки журналов учета дел и документов.

Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу.

В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

5.5. Служебные письма

5.5.1. По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы и другие.

5.5.2. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

5.5.3. Письма оформляются на бланках установленной формы (приложения № 13, 14).

Письмо имеет следующие реквизиты:

Дата – проставляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.

Исходящий номер – порядок проставления исходящих номеров на письмах указан в п.3.4.

Адресат – печатается 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля, от центра текстового поля.

Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

Заголовок – печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) одинарным межстрочным интервалом.

Строка заголовка к тексту письма не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 5 строк (140 печатных знаков) машинописного текста, то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

Текст письма – отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, сообщаем) или от первого лица единственного числа (прошу, направляю, сообщаю).

Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:

Уважаемый ………………………!

Господин …………………………!

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационный, правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением ..., Искренне Ваш ...

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например:

С уважением,

Начальник Главного

управления личная подпись И.О. Фамилия

Служебные письма должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

В соответствии с ...

В целях ...

Направляем (представляем, высылаем) Вам ...

Считаю целесообразным ...

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования ..., а также

в связи с недостаточной загруженностью ... прошу Вас решить

вопрос о ...

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Реквизит «Приложение» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля, в конце слова ставится двоеточие.

Текст приложения оформляется в соответствии с п.4.2.16 и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и оформляется в соответствии с п.4.2.17.

Визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются на втором экземпляре (остающемся в организации) на лицевой стороне последнего (подписного) листа документа.

Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

5.6. Докладные и служебные записки, справки

5.6.1. Докладная записка - служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй - излагают выводы и предложения.

5.6.2. Служебная записка - документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри учреждения (кроме прямых руководителей).

5.6.3. Справка - документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают две группы справок: служебные и личные.

Служебные справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они подготавливаются на трафаретных бланках, подписываются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) подразделения ГПС, организации системы МЧС России (при необходимости - главным бухгалтером), заверяются гербовой печатью. Справки личного характера регистрируются в журнале учета выдачи справок, который включается в номенклатуру дел.

5.7. Телеграммы

5.7.1. Телеграммы оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - ТЕЛЕГРАММА;

указание на категорию телеграммы (правительственная, срочная);

адресат и телеграфный адрес получателя (полный или условный);

текст;

подпись;

регистрационный номер, дата регистрации.

5.7.2. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед реквизитом «адресат».

Адресом получателя телеграммы может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст печатается прописными буквами одинарным межстрочным интервалом и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки и исправления в тексте недопустимы.

Ниже текста проставляется наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его инициалы и фамилия.

Под наименованием должности проставляется регистрационный номер (в соответствии с п.3.4) и дата.

Подпись располагается под чертой и включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму (печатается строчными буквами, за исключением первой).

Визы проставляются на втором экземпляре, на лицевой стороне документа.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

5.8. Телефонограммы

5.8.1. Телефонограммы передаются и принимаются, как правило, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

5.8.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, именем, отчеством, фамилией и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, именем, отчеством, фамилией и подписью лица, принявшего телефонограмму в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

5.8.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

5.8.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются соответствующим руководителем или ответственным исполнителем.

VI. Работа с обращениями граждан

6.1. Порядок работы с письменными обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный № 8970).

6.2. Обращения граждан, поступившие в территориальный орган, воинскую часть, организацию системы МЧС России, регистрируются отдельно от других документов в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение трех дней со дня поступления специально назначенным сотрудником. Регистрационные номера проставляются в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.

Обращения граждан, поступившие в адрес начальника территориального отдела (отделения) государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации регистрируются в этом отделе (отделении).

6.3. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы и регистрируются (отдельно от других документов) в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Журнал регистрации ответов гражданам представлен в приложении № 27 к настоящей Инструкции.

Ответы заявителям за подписью начальника территориального отдела (отделения) государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации регистрируются в этом органе.

6.4. Срок исполнения обращений граждан, направленных в подчиненные организации для рассмотрения, исчисляется от даты первоначальной регистрации обращений (в вышестоящей организации).

В соответствии с Кодексом административных правонарушений Российской Федерации срок рассмотрения обращений граждан на постановления о назначении административных наказаний составляет 10 дней.

VII. Контроль за исполнением служебных документов

7.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в служебных документах.

7.2. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные подразделения.

7.3. Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более одного месяца.

Заявления, жалобы и предложения граждан рассматриваются в соответствии с Инструкцией по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45.

Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей - не более 30 дней.

Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются в срок до 2 дней, остальные - в срок до 10 дней.

Срок исчисляется в календарных днях от даты поручения. Если срок исполнения поручения приходится на выходной или праздничный день, то поручение должно быть исполнено накануне этого выходного или праздничного дня.

7.4. Служебные документы, взятые на контроль, учитываются в журналах (карточках) контроля за исполнением служебных документов или вносятся в автоматизированную базу данных, предназначенную для этих целей, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

На лицевой стороне первого листа таких документов проставляется отметка о контроле.

7.5. Если поручение дано нескольким исполнителям, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым.

7.6. При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель обязан своевременно проинформировать структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства, для внесения изменений в регистрационные документы.

7.7. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству Российской Федерации.

На исполненном служебном документе исполнитель должен проставить отметку с указанием каким номером (входящим, исходящим) исполнен служебный документ, дату исполнения, номер дела, в которое документ должен быть подшит.

На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель должен указать когда и как решен вопрос.

О снятии служебного документа с контроля делается отметка в учетных формах.

7.8. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на соответствующего руководителя, которому было дано поручение, и непосредственно исполнителя.

7.9. Ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лицо, назначенное приказом начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

7.10. Сотрудники, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:

постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

периодически анализировать состояние исполнения документов, разрабатывать мероприятия по усилению контроля и вносить соответствующим руководителям предложения об улучшении этой работы.

VIII. Особенности работы с документами, содержащими служебную

информацию ограниченного распространения

8.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой обусловлено служебной необходимостью.

8.2. Перечень сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утвержден приказом МЧС России от 10.03.2006 № 144ДСП «Об утверждении Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

8.3. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»), осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 29.11.94 № 765ДСП «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

8.4. Относить служебную информацию к разряду сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, в пределах своей компетенции могут начальники территориальных органов, командиры воинских частей, начальники (руководители) организаций системы МЧС России, их заместители и руководители структурных подразделений. Срок действия ограничения – до минования надобности.

8.5. На документах (в необходимых случаях - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» (далее – пометка ДСП) и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа (п.4.2.10 настоящей Инструкции), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

8.6. Решение о снятии ограничительной пометки ДСП принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки ДСП с присланного документа может быть произведено только по предварительному согласованию с организацией, приславшей документ.

8.7. После снятия пометки ДСП с документа на нем, а также в регистрационных и учетных журналах структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, делается соответствующая запись и уведомляются все адресаты, которым документ направлялся. В структурных подразделениях, которым направлялся этот документ, в учетных формах производится запись о снятии пометки ДСП.

8.8. Прием и регистрация поступивших документов с пометкой ДСП осуществляются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов (раздел II настоящей Инструкции).

К регистрационному номеру документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка ДСП, например, 123ДСП. В учетных журналах указываются количество и номера экземпляров.

Передача документов с пометкой ДСП исполнителям осуществляется под расписку. Использование в этих целях средств факсимильной и электронной связи запрещается.

8.9. Созданный в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России и подписанный соответствующим должностным лицом документ с пометкой ДСП регистрируется в порядке, установленном для регистрации исходящих несекретных документов. При этом рядом с исходящим номером проставляется пометка ДСП (например, 5-8-24 ДСП).

При направлении документов с пометкой ДСП нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

8.10. Отправка документов с пометкой ДСП осуществляется фельдъегерской связью, спецсвязью или заказным письмом.

При отправке документов пометка ДСП проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.

8.11. Размещение и уничтожение информации ограниченного доступа на автоматизированных рабочих местах, подключенных к сети Интранет, осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок защиты сведений, составляющих государственную тайну, и безопасности информации.

8.12. Учет размноженных копий документов с пометкой ДСП осуществляется в журналах (приложение № 28).

8.13. При автоматизированном наборе и распечатке документа с пометкой ДСП на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия работника, изготовившего документ, и дата изготовления документа. Отпечатанный документ вместе с черновиками и вариантами передается работнику структурного подразделения (заказчику).

Черновики и варианты документов ограниченного распространения уничтожаются в бумагорезательной машине (или путем сжигания) с подтверждением факта уничтожения соответствующей записью на оборотной стороне первого листа экземпляра документа, подшиваемого в дело.

8.14. Исполненные документы с пометкой ДСП формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. При этом документы с пометкой ДСП могут быть помещены в дела вместе с несекретными документами по тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка ДСП.

8.15. Передача внутренних и исходящих документов (копий или проектов) с пометкой ДСП работникам внутри одного структурного подразделения осуществляется по разрешению руководителя этого структурного подразделения.

8.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к ответственности.

8.17. Ответственность за организацию работы с документами с пометкой ДСП, обеспечение их учета, сохранности и использования возлагаются на руководителей структурных подразделений.

8.18. Ознакомление работников структурных подразделений с находящимися в архиве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России документами и делами с пометкой ДСП производится в соответствии с правилами выдачи документов из архива территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

8.19. Документы ограниченного распространения должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

8.20. При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой ДСП, составляется акт приема-сдачи этих документов в произвольной форме, который утверждается соответствующим руководителем.

8.21. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой ДСП в структурном подразделении производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем структурного подразделения.

В Архиве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России проверка наличия дел с пометкой ДСП должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет комиссией, назначаемой начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

Результаты проверки оформляются актом.

8.22. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник территориального органа, командир воинской части, начальник (руководитель) организации системы МЧС России и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

8.23. По результатам расследования на утраченные документы, дела и издания с пометкой ДСП составляется акт в произвольной форме, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных документах.

8.24. Уничтожение документов, изданий с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение № 29). При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

8.25. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

IX. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ

9.1. Машинописные работы

9.1.1. Печатание служебных документов осуществляется в машинописных бюро (там, где они предусмотрены) или в структурных подразделениях непосредственно исполнителями с учетом требований, изложенных в разделе IV настоящей Инструкции.

9.1.3. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге формата А4 на одной стороне листа.

На последней странице отпечатанного документа, на лицевой стороне в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.

9.1.4. Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в соответствии с п.8.13.

9.2. Копировально-множительные работы

9.2.1. Копирование и размножение служебных документов осуществляется, как правило, специально созданными структурными подразделениями.

Допускается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях. В этом случае ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель структурного подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

9.2.2. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы и подписанный соответствующим должностным лицом, дающим разрешение на проведение работ.

9.2.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, отпечатаны на белой писчей бумаге стандартного формата.

9.2.4. Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.

9.2.5. Учет выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах.

X. Изготовление и использование печатей и штампов

Изготовление и использование печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России, производится в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП.

XI. Организация работы с документами в делопроизводстве

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

11.1.2. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в Архив территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.3. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, намеченных к заведению в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, в том числе справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, воинская часть, организация системы МЧС России.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

11.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о территориальном органе, уставами воинской части, организации системы МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 30.12.2004 № 630 (далее – Перечень документов с указанием сроков хранения), номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, их виды, состав и содержание.

11.1.5. Сводная номенклатура дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (приложение № 30) составляется в последнем квартале текущего года на следующий год структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства при методической помощи Архива на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.

11.1.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов – названия отделов структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс – 1.

11.1.7. Сводная номенклатура дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России подписывается руководителем структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией, с Центральным архивом МЧС России, после чего утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

11.1.8. Как правило, сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, третий экземпляр передается в архив для практического применения.

В случае, когда требуется согласование номенклатуры дел с Центральным архивом, печатается четвертый экземпляр для представления в Центральный архив.

11.1.9. Согласованная с Центральным архивом МЧС России сводная номенклатура дел в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.10. Сводная номенклатура дел Министерства пересогласовывается с Центральным архивом МЧС России не реже 1 раза в пять лет. В случае существенного изменения функций и структуры территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России сводная номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования.

11.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

11.1.12. В течение года структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, могут вноситься изменения и дополнения в утвержденную сводную номенклатуру дел на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской на имя начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Основанием для изменения и дополнения являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении.

11.1.13. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение № 31) составляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения, подписывается руководителем этого структурного подразделения не реже 1 раза в 5 лет и в срок до 1 октября текущего года представляется на согласование с Архивом.

В случае необходимости доработки номенклатуры дел (по замечаниям Архива) она дорабатывается и представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 декабря для составления сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

11.1.14. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в установленном порядке в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

11.1.15. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

11.1.16. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.

11.1.16.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленных в делопроизводстве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России цифровых обозначений структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: дело № 16-3-7, где 16 - индекс структурного подразделения, 3 - индекс отдела структурного подразделения, 7 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Резервные номера дел в номенклатуре дел не предусматриваются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в установленном порядке (п.11.1.12) в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.

11.1.16.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая переписка», «входящие документы»), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.

Заголовок дела может состоять из следующих элементов:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.);

название автора документа: территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, комиссии и т.д. (кроме дел с перепиской);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки, период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии), при этом в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается в каком структурном подразделении хранятся подлинники этих документов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Пример: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе.

Пример: Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

Пример: Переписка с подчиненными подразделениями об организации мероприятий радиационной, химической и биологической (бактериологической) защиты.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Пример: Переписка об организации материально-технического обеспечения.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример: Переписка с Департаментом федеральной поддержки территорий МЧС России о финансировании мероприятий по ликвидации чрезвычайных ситуаций.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Пример: План основных мероприятий Главного управления МЧС России по Московской области на 2008 год.

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание документов дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В этом случае в конце текущего года в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.

Например, первоначально заголовок дела был «Акты приема-передачи должностей начальниками структурных подразделений Дальневосточного регионального центра МЧС России», а после уточнения (редакции) - «Акт приема-передачи должности начальником Управления тыла и вооружения Дальневосточного регионального центра МЧС России».

11.1.16.3. В течение календарного года в графе 3 номенклатуры «Количество дел (томов)» при заведении каждого тома делается отметка («т.1»., «т.2» и т.д.), а по окончании года указывается общее количество заведенных томов.

11.1.16.4. Графа 4 номенклатуры дел «Дата дела» заполняется при закрытии дела (тома). В ней отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты - число, месяц, год - заведения и окончания дела в делопроизводстве (например: «10.01.2006 – 28.12.2006»). Если дело является переходящим, то крайние даты оформляются следующим образом: «15.01.2002 – по настоящее время».

11.1.16.5. Графа 5 номенклатуры дел «Количество листов» подлежит обязательному заполнению только для дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) и дел с отметкой «ЭК».

11.1.16.6. В графе 6 указывается срок хранения дела и номер статьи по Перечню документов с указанием сроков хранения. При использовании других перечней документов со сроками хранения, применяемых в системе МЧС России, необходимо в графе 6 после номера статьи перечня указать название используемого перечня документов со сроками хранения.

11.1.16.7. В графе 7 номенклатуры дел «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения (например: «Переходящее с 2006 г. В 2006-2007 гг. – д.2-2-11»); об уничтожении дел; о передаче дел в архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» проставляется отметка «Не заводилось», при этом в графах 3, 4, 5 проставляются прочерки. При наличии в делах копий документов, подлинники которых подлежат передаче на хранение в Центральный архив МЧС России, в графе 7 делается отметка: «Подлинники хранятся в деле 1-4-29».

На экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения могут указываться лица, ответственные за формирование дел.

Если дело (реестр, журнал учета) ведется в электронном виде, то в графе 7 проставляется отметка «Ведется в электронном виде» и указывается периодичность его распечатки.

11.1.17. По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения проверяет наличие всех отметок в номенклатуре дел и составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел.

Заполненный экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения с итоговой записью представляются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года.

Итоговая запись сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России составляется на основе итоговых записей номенклатуры дел структурных подразделений.

11.2. Формирование дел

11.2.1. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

11.2.2. Дела формируются как в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, так и в других структурных подразделениях.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства.

11.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При этом в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списания документа «в дело» с указанием номера дела;

группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, истории болезни и другие переходящие дела (книги учета, журналы регистрации и т.д.).

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых отсутствуют).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. В исключительных случаях, если документ превышает 250 листов, разрешается превысить указанный объем.

11.2.4. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.

11.2.5. Внутри дела документы располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.

11.2.6. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, и др. формируются в дела того года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в делах года разработки.

11.2.7. Если документы, относящиеся к решению одного вопроса, датированы разными годами, то весь комплекс документов следует формировать в делах календарного года начала переписки.

Например, если документ-запрос поступил в 2005 году, а документ-ответ зарегистрирован в 2006 году, то оба документа подшиваются в дело за 2005 год.

11.2.8. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов, как правило, составляют отдельный том, о чем на документе делается отметка: «Приложение к приказу подшито в дело № …».

Особенности формирования некоторых категорий дел

11.2.9. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам (по основной деятельности, по личному составу, о командировании), как имеющие разные сроки хранения. Внутри дела распорядительные документы располагаются сверху вниз по номерам.

11.2.10. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их формируют в самостоятельные дела по видам документов.

11.2.11. Протоколы заседаний группируются в дела по авторскому признаку (коллегии, совещаний у начальника территориального органа, организации системы МЧС России, комиссий и др.), внутри дела они располагаются сверху вниз по датам заседаний. Документы к протоколам (доклады, решения, списки приглашенных, повестки дня) подшиваются вместе с соответствующим протоколом. Документы, подготовленные для проведения заседаний (проекты решений, повесток дня; справки, графики и др.), формируются в отдельное дело.

11.2.12. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по авторскому признаку (например, поручения начальника регионального центра МЧС России). Внутри дела поручения располагаются сверху вниз по датам их поступления. Документы по исполнению поручения подшиваются вместе с ним, при этом первым подшивается само поручение, а затем все документы по его исполнению в хронологическом порядке.

11.2.13. Переписка группируется по направлениям деятельности в пределах календарного года, систематизируется в хронологической последовательности по дате регистрации исходящего документа или дате отметки об исполнении на входящем документе; документ-ответ помещается за документом-запросом.

11.2.14. Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела в хронологическом порядке или в алфавитном порядке фамилий заявителей. Повторные обращения объединяются с предыдущей перепиской.

Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие сведения о недостатках, злоупотреблении, коррупции в системе МЧС России группируются в самостоятельные дела, отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

11.2.15. Документы в личных делах государственных гражданских служащих располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Личные дела сотрудников ГПС и военнослужащих формируются в соответствии с требованиями распорядительных документов МВД России и Минобороны России соответственно.

11.2.16. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий сотрудников.

11.2.17. Личные карточки уволенных сотрудников изымаются из картотеки учета работающих сотрудников и в конце года формируются в дело по алфавиту фамилий.

11.3. Оформление дел

11.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (лица, ответственного за архив).

11.3.2. Оформление дела предусматривает:

подшивку дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях.

11.3.3. Документы, составляющие дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола прочными шнурками в папку с двумя гребешками, с тремя клапанами и завязками (архивную папку) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) удаляются. Не допускается передача дел в архив в скоросшивателях.

11.3.4. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах формата А4 (210х297 мм), должны иметь размеры 229х324х40 мм.

Обложки дел с документами, листы которых превышают вышеуказанный формат, должны иметь соответствующие размеры.

11.3.5. Неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи и др.), документы по личному составу, которые ведутся в виде карточек (лицевые счета, послужные карты, карточки формы Т-2 и др.), а также небольшие брошюры, в целях их сохранности и удобства пользования не подлежат подшивке, а вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивные папки или хранятся в картонных футлярах (коробках, тубусах). Они могут составлять отдельные дела (тома дел), которые оформляются с составлением внутренней описи и листа-заверителя.

11.3.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.), эти документы вкладываются в конверт, подшиваемый в дело.

11.3.7. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям. Листы формата А5 подшиваются за верх левого края, листы формата А3 подшиваются за верх левого края и складываются под стандартный размер (210х297 мм). Подшивка за середину сложенного листа не допускается.

Проколы в документах, подшиваемых в дело, должны совпадать с проколами на гребешках архивной папки.

11.3.8. Документы, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, схемы, графики и др.) следует подшивать так, чтобы было обеспечено свободное прочтение текста со стороны правого (неподшиваемого) края листа.

11.3.9. В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела – лист-заверитель дела.

Нумерация листов дела

11.3.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, подшитых в дело, все листы, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом.

Использование чернил, шариковой пасты и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

11.3.11. Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами.

11.3.12. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно.

11.3.13. Подшитые в дела конверты нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

11.3.14. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

11.3.15. Сложенный лист большого формата разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

11.3.16. Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.), а также склейка из нескольких листов нумеруется как один лист.

11.3.17. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

11.3.18. Чистые листы не нумеруются.

11.3.19. Листы с резолюциями (в случае, если резолюции оформляются на отдельных листах), а также листы согласования нумеруются как самостоятельные листы.

11.3.20. В приложениях к документам, в виде брошюр и типографских изданий, листы нумеруются в соответствии с п.11.3.17 настоящей Инструкции.

11.3.21. Перенумерация ранее сформированного дела допускается только в случае изменения количества листов дела (переформирование, дополнительная подшивка документов и др.). При этом прежние номера листов аккуратно зачеркиваются, а рядом указываются новые. После перенумерации дела необходимо внести соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись или составить новые лист-заверитель и внутреннюю опись.

Составление заверительной надписи

11.3.22. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется на отдельном листе-заверителе (приложение № 32), подшитом в конце дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или последний лист дела. В журналах (книгах) лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки в конце журнала (книги). В картотеках лист-заверитель складывается по формату карточки и размещается в конце картотеки.

11.3.23. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество листов в деле и количество листов внутренней описи, а также указываются особенности документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; листов с наклеенными документами и вырезками из газет; склеек с указанием количества склеенных листов; конвертов с вложениями; фотографий, чертежей, диаграмм, рисунков и др.

В журналах и книгах указывается количество заполненных листов.

11.3.24. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

11.3.25. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, изъятие документов) отмечаются в заверительной надписи.

Составление внутренней описи

11.3.26. Внутренняя опись составляется с целью учета документов, подшитых в дело. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение № 33).

При закрытии дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

11.3.27. В отдельных случаях внутренняя опись документов, составленная заново (п.11.3.21), подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.3.28. При изменении состава документов дела (изъятии документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» внутренней описи.

Оформление реквизитов обложки дела

11.3.29. На обложке дела (приложение № 34) указываются реквизиты: наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России; наименование структурного подразделения; наименование отдела структурного подразделения; индекс дела (номер тома); заголовок дела; крайние дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Все реквизиты оформляются черными чернилами или тушью. Допускается оформление обложки дела на компьютере.

11.3.30. Наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально установленного сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Название структурного подразделения и отдела структурного подразделения указываются в соответствии со штатным расписанием.

11.3.31. При изменении наименования территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения, отдела структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение, отдел структурного подразделения) на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

11.3.32. Заголовок и индекс дела указываются на обложке в соответствии с номенклатурой дел. В конце года при необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.).

Пример: «Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области №№ 1-7 за 2006 год».

11.3.33. Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется.

11.3.34. Если дело велось в течение нескольких лет (переходящее дело), то на обложку дела должны быть вынесены все индексы дела по номенклатурам дел за каждый год (если они изменялись).

11.3.35. На обложке дела должно быть указано фактическое количество листов в соответствии с итоговой записью листа-заверителя.

11.3.36. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а рядом проставляются новые данные.

11.3.37. Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной комиссией Центрального архива МЧС России.

11.3.38. На обложке дела указываются крайние даты дела. Крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, независимо от дат приложений к ним.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов, подшитых в данный том.

Если том сформирован из отдельного приложения, то датой является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой дела вносится запись: «имеются документы за ... годы».

Особенности указания крайних дат дела

11.3.39. Крайними датами дел, содержащих годовые планы и отчеты, является год, к которому они относятся. Например, датой дела «Сводные отчеты Главного управления МЧС России по Ярославской области о пожарах и последствиях от них за 2007 год» является 2007 год.

11.3.40. Крайними датами дела, содержащего утвержденные документы (акты, задания, инструкции и др.), являются даты утверждения первого и последнего документов, составляющих дело.

11.3.41. Крайними датами журнала (книги) являются даты первой и последней записи в журнале (книге).

118.3.42. Крайними датами дела, содержащего переписку, являются даты самого раннего и самого позднего документов дела. Если на входящий документ не было письменного ответа, то следует учитывать дату его исполнения (резолюции, списания в дело).

11.3.43. Крайними датами личного дела являются даты приказа о приеме на работу и дата приказа об увольнении лица, на которое оно заведено.

11.3.44. При обозначении крайних дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Например: «09 августа 2006 года».

11.4. Хранение дел в структурных подразделениях территориального

органа, воинской части, организации системы МЧС России

11.4.1. С момента заведения и до передачи в архив территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России документы хранятся по месту их формирования в дела.

11.4.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.

11.4.3. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.

В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

11.4.4. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения производится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства под роспись в журнале учета выдачи дел.

11.4.5. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. При этом в обязательном порядке составляется акт об изъятии документов и производится соответствующая запись во внутренней описи дела в графе «Примечание». На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение № 35).

11.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

11.4.7. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения.

XII. Подготовка и передача документов в архив органа

управления, воинской части, организации системы МЧС России

12.1. Завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в архив по согласованию с начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

12.2. Подготовка документов к сдаче в архив осуществляется в строгом соответствии с требованиями Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 № 160).

XIII. Прием-передача документов, дел при смене

руководителя структурного подразделения, созданного для ведения

делопроизводства, или ответственного за ведение делопроизводства

структурного подразделения, реорганизации или ликвидации

территориального органа, воинской части, организации

системы МЧС России (структурного подразделения)

13.1. При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия документов и дел путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел.

В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета.

В акте приема-передачи дел указываются также обнаруженные недостатки в ведении делопроизводства.

Акт подписывается лицом, передающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается начальником (руководителем) территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (руководителем структурного подразделения).

13.2. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части или организации системы МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления, воинской части или организации системы МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также архив по акту с утверждением его начальниками (руководителями) обоих территориальных органов, воинских частей или организаций системы МЧС России.

В случае если функции реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются нескольким органам управления, воинским частям, организациям системы МЧС России, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются в один из них или в архив вышестоящей организации.

13.3. При ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в Центральный архив МЧС России по сводным описям в согласованные с Центральным архивом сроки. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока хранения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения.

13.4. Все материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России включаются в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке, отдельным пунктом.

13.5. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России с передачей всех или части его функций другому структурному подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности.

Прием-передача дел осуществляется по актам, подписываемым ответственными за делопроизводство и утверждаемым руководителями структурных подразделений.

При ликвидации структурного подразделения без передачи функций другим структурным подразделениям все дела текущего делопроизводства подлежат закрытию и сдаются в архив по описям.

13.6. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, структурного подразделения все дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.

701484.2008